TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

17-2018

Fecha:

04/09/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

DIRECCION GENERAL

OFICINA PRODUCTORA:

GERENCIA COMERCIAL

CÓDIGO:

3100

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3100

8

g

ACTAS

3100

08

03

c

ACTAS DE GRUPOS PRIMARIOS

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up La serie se mantiene n forma permanente en el Archivo de gestión

i

Actas (trimestral)

3100

08

12

c

ACTAS DE AFILIACIÓN DE EMPRESAS

X

1

5

15

X

X

La serie se mantiene n forma permanente en el Archivo de gestión

i

Actas

3100

94

g

AFILIACIÓN

X

100

X

X

La serie se mantiene electrónicamente en forma permanente en el Archivo de gestión

3100

94

1

c

AFILIACION DE EMPRESAS

i

Solicitud

i

Actas de relación de afiliaciones, desafiliaciones y cambios de razón social

i

Cedula de  ciudadanía (copia)

i

Cámara de comercio

i

RUT

i

Relación de personas por afiliar

i

Resoluciones

i

Respuestas de aceptación a empresas

i

Registro de  firmas sistema de libranzas

3100

06

g

CONTRATOS

3100

06

02

c

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

X

1

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, Los contratos quedan registrados en el sistema

i

Cotización

i

Orden de servicios

i

Aceptación de requisitos de servicios y reglamentos

i

Registro en el software SCS

3100

95

g

COTIZACIONES

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de  gestión. Las cotizaciones quedan registradas en el sistema

i

Cotizaciones

3100

15

g

ENCUESTAS

Se Elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de  gestión

3100

15

03

c

ENCUESTAS DE SEGUIMIENTO A LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE

X

1

2

X

X

i

Encuestas

3100

05

g

INFORMES

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

3100

05

28

c

INFORMES DE ANALISIS DE MERCADOS  Y DE LA COMPETENCIA

X

1

X

i

Informes (por proyectos )

3100

5

1

c

INFORMES DE GESTIÓN

X

1

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up Los volantes de buzones luego de ser tabulados son eliminados

i

Informes (trimestral)

i

Informes de quejas y reclamos

i

Informes del buzón de sugerencias

i

Volantes de buzones de sugerencias

3100

05

25

c

INFORMES DE SATISFACCIÓN

X

2

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Informes( trimestrales)

3100

05

30

c

INFORMES DE MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO

X

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Informes

3100

05

31

c

INFORMES DE RETROALIMENTACIÓN

X

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión

i

Informes

3100

05

32

c

INFORMES DE VENTAS

X

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Informes (mensuales)

3100

05

29

c

INFORMES DE SOLICITUDES DE AFILIACION,DESAFILIACIÓN Y CAMBIOS DE RAZON SOCIAL APROBADOS

X

X

X

La serie se mantiene electrónicamente en forma permanente en el Archivo de gestión

i

informes

3100

66

g

INDICADORES

3100

66

01

c

INDICADORES DE GESTIÓN

X

1

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Indicadores de ventas por unidades

i

Indicadores de satisfacción de clientes

i

Indicadores de afiliación a empresas

i

Indicadores  de retención de empresas

i

Indicadores de respuestas a quejas

i

Indicadores de empresas que utilizan nuestros servicios

3100

04

g

PLANES

3100

04

09

c

PLANES DE VENTAS

X

1

X

X

Se elimina la serie una ve cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Planes

i

Estrategias

i

Acciones

i

Investigaciones de competencias

i

Presupuesto de ingreso y servicios

3100

04

10

c

PLANES DE LANZAMIENTO

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Planes de proyectos

3100

04

08

c

PLANES DE COMUNICACIONES

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Planes (anuales)

3100

33

g

PRESUPUESTOS

3100

33

02

c

PRESUPUESTOS DE MEDIOS

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Presupuestos

3100

13

g

PROGRAMACIONES

3100

13

05

c

PROGRAMACIONES  DE FUERZA DE VENTAS

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up. S encuentra registrada en el sistema

i

Programaciones

3100

13

06

c

PROGRAMACIONES DE VISITAS Y ACOMPAÑAMIENTO

-

X

1

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Programaciones

i

Cumplimiento de programaciones de visitas

i

Registro en el software SCS

3100

26

g

REGISTROS

3100

26

18

c

REGISTROS DE CONTROL DE ENTREGA  DE AFILIACIONES

-

X

1

X

-

-

X

-

La serie se mantiene actualizada en el archivo de gestion

i

Registros

i

Inducción de afiliaciones

3100

26

19

c

REGISTROS DE QUEJAS Y RECLAMOS

X

X

100

X

X

-

-

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión. Se encuentra registrada en el sistema

i

Registros

3100

26

20

c

REGISTROS PARA EL DISEÑO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS

X

X

5

95

X

X

-

-

-

La serie en papel se conserva en forma permanente

i

Registros

3100

26

16

c

REGISTROS DE SERVICIOS NO CONFORMES

-

X

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Registros

3100

26

11

c

REGISTRO DE SEGUIMIENTO A LA SATISFACCIÓN DE LAS RESPUESTAS DE QUEJAS

-

X

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Registros

3100

26

22

c

REGISTROS DE FOLLETOS Y REVISTAS

-

X

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Folletos (mensuales)

i

Revistas

3100

26

23

c

REGISTROS DE PAUTAS DE REVISTA “TU GUIA”

-

X

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Autorización de publicación

i

Pautas

3100

26

24

c

REGISTROS DE ARCHIVOS “TU GUÍA”

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Formatos de verificación de artes

i

Revistas

3100

26

25

c

REGISTROS DE PUBLICACIONES

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Reportes de prensa

i

Revistas digitales

3100

12

g

REPORTES

3100

12

01

c

REPORTE DE VENTAS DE SEGUIMIENTO A UNIDADES

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Reporte

3100

12

05

c

REPORTES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL  DE LOS CONTRATOS

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Reportes

3100

37

g

REGLAMENTOS

3100

37

03

c

REGLAMENTOS DE CANALES COMERCIALES

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Reglamentos

3100

96

g

RUTERO DE VISITA

X

1

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Rutero de visita

3100

07

g

CORRESPONDENCIA

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de central, previo Back Up

3100

07

01

c

CORRESPONDENCIA RECIBIDA

X

5

X

X

i

Correspondencia

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes