TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

2018

Fecha:

16/03/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

DIRECCION

OFICINA PRODUCTORA:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CÓDIGO:

3200

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3200

08

g

ACTAS

3200

08

15

c

ACTA DE CONSEJO DIRECTIVO

X

X

100

X

X

La serie se conserva en forma permanente

i

Actas

Anexos

3200

05

g

INFORMES

3200

05

01

c

INFORMES  DE GESTION

X

10

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Informes

3200

05

48

c

INFORMES A ENTES DE CONTROL

X

X

1

5

5

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión. Se debe realizar back Up

i

Informes

3200

36

g

NOMINAS

3200

36

03

c

NOMINAS DIRECTIVOS

X

X

100

X

X

La nomina es generada en contabilidad pero custodiada en esta dependencia

i

Reporte general

i

Volantes de pagos físicos

i

Transferencia con su detalle

i

Confirmación del pago

i

Informe mensual de nomina directivos

3200

99

g

INVERSIONES

X

100

X

X

Las inversiones se encuentran custodiadas en caja fuerte. Se conservan  hasta su vigencia

i

Títulos

i

Escrituras

i

Inversiones

i

Fiducias

3200

04

g

PLANES

3200

04

06

c

PLANES DE ACCIÓN

X

5

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Planes

3200

37

g

REGLAMENTO

3200

37

04

c

REGLAMENTO DE CONSEJO DIRECTIVO

X

100

X

X

El Reglamento se mantiene en forma permanente actualizado

i

Reglamento

3200

20

g

SOLICITUDES

3200

20

2

c

SOLICITUDES DE REPRESENTACIÓN LEGAL

X

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Solicitudes

i

Certificados de la superintendencia (copia)

3200

20

06

c

SOLICITUDES DE PERMISOS ESPECIALES DE MOVILIDAD

X

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Solicitudes

i

Permisos (copia)

3200

20

05

c

SOLICITUDES DE CERTIFICADOS DE APORTES PARAFISCALES

X

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Solicitudes

i

Certificados

3200

20

04

c

SOLICITUDES DE REFERENCIAS BANCARIAS

X

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en la archivo de gestión

i

Solicitudes

i

Certificaciones bancarias (copia)

3200

07

g

CORRESPONDENCIA

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de central, previo Back Up

3200

07

07

c

CORRESPONDENCIA RECIBIDA Ger.Adminis. Y Financiera

X

5

X

X

i

Correspondencia

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes