TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Febrero 2024

Versión:

3

Página:

1

SECCION:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

JURIDICA

CÓDIGO:

3210

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

Soporte

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3210

08

g

ACTAS

Las Actas de reunion permiten conocer las decisiones tomadas entre las dependencias de la entidad, por ello para la definicion de los tiempos de retencion se aplico lo estipulado en el Decreto 1080 de 2015.                                                                                                      Se elimina las actas una vez cumplido el término de retención en el archivo  de gestión, Previo Back Up.

3210

08

26

c

ACTAS DE REUNION

X

X

1

X

X

i

Actas

i

Normatividad para Actualización

i

Anexos

3210

24

g

DERECHOS DE PETICIÓN

X

X

6

X

X

El Derecho de Petición es fuente primaria para la historia política e institucional de las entidades, estos documentos develan los cambios en los procedimientos administrativos realizados por las entidades para garantizar este derecho.                                                                                                     Se elimina los derechos de peticion una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central, Previo Back Up

3210

24

1

c

DERECHOS DE PETICIÓN

i

Derechos de petición

i

Respuestas

i

Relacion

i

Notificación de fallos

i

Informe (Anual)

3210

66

g

INDICADORES

Se elimina los indicadores una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, Previo Back Up

3210

66

01

c

INDICADORES DE GESTIÓN

X

1

X

X

i

Indicadores de cumplimiento de planes y cronograma de trabajo

i

Indicadores de cumplimiento de respuestas a derechos de petición

i

Indicadores de cumplimiento de respuestas de tutelas

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21

g

PROCESOS JUDICIALES

X

5

15

X

X

Los procesos judiciales se conservan en Archivo de central; una vez  cerrados por un auto judicial, se conservan hasta 9 años más como plazo precaucional; luego se eliminan, Previo Back Up

3210

21

1

c

PROCESOS JUDICIALES

i

Demanda

i

Respuesta a demandas

i

Actas de descargo

i

Citaciones

i

Alegatos

i

Poderes

i

Pruebas

i

Actuaciones del proceso

i

fallos

i

Comunicaciones

3210

05

g

INFORMES

Se elimina los informes una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

3210

05

01

c

INFORMES DE GESTIÓN

X

1

X

X

i

Informe de gestión anual

3210

05

12

c

INFORMES SOBRE PROCESOS JUDICIALES

X

5

X

X

Se elimina los informes una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Informe de procesos judiciales

3210

22

g

PETICIONES,  QUEJAS Y RECLAMOS

Se elimina los requerimientos  una vez cumplido el termino de retención en el archivo  Central,Previo Back Up

3210

22

01

c

QUEJAS SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIOS

X

2

3

X

X

i

Quejas

i

Respuestas

3210

26

g

REGISTROS

Se eliminan los registros una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

3210

26

2

c

REGISTRO DE REQUERIMIENTOS CLIENTES INTERNOS

X

1

X

X

i

Registro

3210

26

62

c

REGISTRO DE REVISION Y APROBACION DE POLIZAS

X

1

X

X

Se eliminan los registros una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Registro

3210

26

63

c

REGISTRO DE INMUEBLES DE UNIDADES DE SERVICIOS

X

1

X

X

Se eliminan los registros una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Registro

3210

23

g

TUTELAS

X

X

6

X

X

Se elimina las tutelas  una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central, Previo Back Up

3210

23

1

c

TUTELAS

i

Tutelas

i

Respuestas

i

Notificaciones del fallo

3210

06

g

CONTRATOS

Los Contratos de Obras conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades para la construcción, mantenimiento, instalación y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles.                                                                       Se elimina los contratos  una vez digitalizado y cumplido el término de retención en el archivo  Central, Previo Back Up

3210

06

01

c

CONTRATOS DE OBRAS

X

X

5

15

X

X

i

Invitacion a Cotizar (Se ajusta el nombre de licitar por cotizar)

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o Propuestas (Se ajusta el nombre de Licitación)

i

Adjudicación del contrato (Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Contrato

i

Polizas

i

Formato de aprobación de pólizas de seguros (Nuevo se incluye)

i

Acta de inicio

i

Informes de ejecuciuón y/o avance del contrato (Nuevo adicionar)

i

Otrosí

i

Pagos del Contrato (Se ajusta a solo pagos)

i

Acta de finalización

3210

06

02

c

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

X

X

5

15

X

X

Los Contratos de prestación de servicios conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración. Se eliminan  los contratos una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back U

i

Invitacion a cotizar

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o propuesta

i

Adjudicación del contrato (Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Contrato

i

Polizas

i

Formato de aprobación de pólizas de seguros (Nuevo se incluye)

i

Acta de incio

i

Informes de ejecución  y/o avance del contrato (Nuevo adicionar)

i

Otrosí

i

Pagos del Contrato

i

Acta de finalización

3210

06

05

c

CONTRATO DE ARRIENDOS

X

X

5

15

X

X

Se eliminan los contratos cada 5 años y se conserva la ultima version, Previo Back Up

i

Contrato

3210

06

07

c

CONTRATO DE COMPRAVENTA y/o SUMINISTRO

X

X

5

15

X

X

Los Contratos de compraventa y/o suministro se conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades con personas naturales o jurídicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administración. Se eliminan  los contratos una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back U

i

Invitacion a Cotizar (Se ajusta el nombre de licitar por cotizar)

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o Propuestas

i

Adjudicación del contrato (Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Contrato

i

Polizas

i

Formato de aprobación de pólizas de seguros (Nuevo se incluye)

i

Acta de inicio

i

Informes de ejecuciuón y/o avance del contrato (Nuevo adicionar)

i

Otrosí

i

Pagos del Contrato

i

Acta de finalización

3210

06

10

c

CONTRATO DE MANTENIMIENTO

X

X

5

15

X

X

Los Contratos de mantenimiento conservan de manera cronológica los documentos generados en el proceso de contratación celebrado por las entidades con personas naturales o jurídicas con el objeto de suministrar o realizar actividades relacionadas con la administración. Se eliminan  los contratos una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back U

i

Invitacion a cotizar

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o propuesta

i

Adjudicación del contrato (Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Contrato

i

Polizas

i

Formato de aprobación de pólizas de seguros (Nuevo se incluye)

i

Acta de inicio

i

Informes de ejecuciuón y/o avance del contrato (Nuevo adicionar)

i

Otrosí

i

Pagos del Contrato

i

Acta de finalización

3210

06

14

c

CONTRATO VARIOS

X

X

5

15

X

X

Se elimina los contratos una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back Up

i

Contrato

3210

14

g

CONVENIOS

X

X

5

15

X

X

Se eliminan los convenios una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back Up

3210

14

1

c

CONVENIOS EMPRESARIALES

i

Convenios

3210

14

2

c

CONVENIOS INSTITUCIONALES

Se eliminan los convenios una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central,Previo Back Up

i

Convenios

3210

7

g

CORRESPONDENCIA

Se elimina la correspondencia una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central, Previo Back Up

3210

7

8

c

Correspondencia  de Juridica

X

5

X

X

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

AI: Archivo Inactivo

R: Reservado

I: Imágenes