TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

09-2018

Fecha:

22/08/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

JURIDICA

CÓDIGO:

3210

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3210

08

g

ACTAS

3210

08

26

c

ACTAS DE REUNIONES

X

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  de central

i

Actas

i

Normatividad para Actualización

i

Anexos

3210

24

g

DERECHOS DE PETICIÓN

X

6

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central

3210

24

1

c

DERECHOS DE PETICIÓN

i

Derechos de petición

i

Respuestas

i

Relacion

i

Notificación de fallos

i

Informe (Anual)

3210

66

g

INDICADORES

3210

66

01

c

INDICADORES DE GESTIÓN

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Indicadores de cumplimiento de planes y cronograma de trabajo

i

Indicadores de cumplimiento de respuestas a derechos de petición

i

Indicadores de cumplimiento de respuestas de tutelas

3210

21

g

PROCESOS JUDICIALES

X

5

15

X

X

Los procesos se conservan en Archivo de central; una vez  cerrados por un auto judicial, se conservan hasta 9 años más como plazo precaucional; luego se eliminan

3210

21

1

c

PROCESOS JUDICIALES

i

Demanda

i

Respuesta a demandas

i

Actas de descargo

i

Citaciones

i

Alegatos

i

Poderes

i

Pruebas

i

Actuaciones del proceso

i

fallos

i

Comunicaciones

3210

05

g

INFORMES

3210

05

01

c

INFORMES DE GESTIÓN

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Informe de gestión anual

3210

05

12

c

INFORMES SOBRE PROCESOS JUDICIALES

X

5

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Informe de procesos judiciales

3210

22

g

PETICIONES,  QUEJAS Y RECLAMOS

3210

22

01

c

QUEJAS SUPERINTENDENCIA DE SUBSIDIOS

X

2

3

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo  Central

i

Quejas

i

Respuestas

3210

26

g

REGISTROS

3210

26

2

c

REGISTRO DE REQUERIMIENTOS CLIENTES INTERNOS

X

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión Previo Back Up

i

Registro

3210

23

g

TUTELAS

X

6

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

3210

23

1

c

TUTELAS

i

Tutelas

i

Respuestas

i

Notificaciones del fallo

3210

06

g

CONTRATOS

3210

06

01

c

CONTRATOS DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA

X

10

10

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

i

Invitacion a licitar

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Licitación

i

Adjudicación del contrato(Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Contrato

i

Otrosi

i

Adendas

i

Polizas

i

Actas de inicio

i

Contrato de interventoria

i

Pagos y anticipo

i

Informes de avance

i

Acta de finalización

3210

06

02

c

CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS

X

10

10

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

i

Invitacion a cotizar

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o propuesta

i

Evaluacion del contrato

i

Adjudicación del contrato(Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Polizas

i

Cuentas de cobro

i

Aporte de seguridad social

i

Acta de incio

i

Recibido de satifacción

i

Pagos

i

Acta de liquidacion de contrato

3210

06

05

c

CONTRATO DE ARRIENDOS

X

10

10

X

X

Se eliminan cada 5 años y se conserva la ultima version

i

Contrato

3210

06

07

c

CONTRATO DE COMPRAVENTA

X

10

10

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

i

Contrato

i

Poliza de responsabilidad civil

i

Comunicaciones

3210

06

10

c

CONTRATO DE MANTENIMIENTO

X

10

10

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

i

Invitacion a cotizar

i

Control de proponentes

i

Acta de apertura

i

Cotizaciones y/o propuesta

i

Evaluacion del contrato

i

Adjudicación del contrato(Acta de comité de compras o consejo directivo)

i

Polizas

i

Cuentas de cobro

i

Aporte de seguridad social

i

Acta de incio

i

Recibido de satifacción

i

Pagos

i

Acta de liquidacion de contrato

3210

14

g

CONVENIOS

X

10

10

X

X

3210

14

1

c

CONVENIOS EMPRESARIALES

i

Convenios

3210

7

g

CORRESPONDENCIA

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  Central

3210

7

8

c

Correspondencia  de Juridica

X

5

X

X

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes