TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

01-2018

Fecha:

16/03/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

GESTION FINANCIERA Y CONTABLE

CÓDIGO:

3220

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3220

08

g

ACTAS

3220

08

03

c

ACTAS DE GRUPO PRIMARIO

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino der retención en el archivo de gestión  previo Back Up.

i

Actas

3220

65

g

CONCILIACIONES

x

x

3

17

X

X

Se elimina la serie en soporte papel una vez cumplido el término de retención en el Archivo Central La información electrónica queda grabada en el sistema contable

3220

65

1

c

CONCILIACIONES BANCARIAS

i

Registro de conciliaciones bancarias

i

Conciliaciones libro auxiliar de la cuenta

i

Reporte de cheques pendientes de cobros

i

Boucher (copia)

3220

50

g

IMPUESTOS

3222

50

01

i

IMPUESTO DECLARACION DE INGRESOS Y PATRIMONIO

x

3

17

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

Impuesto

3220

50

02

c

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO  (ICA)

x

x

3

17

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Declaración del impuesto

i

Liquidación de auto retenciones

i

Movimientos del libro auxiliar de la cuenta de ingreso

i

Movimiento del libro auxiliar de la cuenta de ICA

3220

50

03

c

IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVA

x

x

3

17

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Declaración de impuesto(IVA)

i

Liquidación del impuesto ( cuadro en Excel)

i

Movimiento del libro auxiliar de la cuenta de ingreso

i

Recibo oficial de pago

i

Solicitud de cheque a gerencia

3220

50

04

c

IMPUESTOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE

x

x

3

17

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Balance de verificación de la cuenta de retención

i

Movimiento en libro auxiliar de la fuente de retención

i

Declaración mensual (electrónica)

i

Recibo oficial

i

Solicitud de cheque a gerencia

3220

50

05

c

IMPUESTO RETENCiON VIA PRO-HOSPITAL

x

x

3

17

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Liquidación del impuesto

i

Solicitud de cheque de gerencia

3220

50

06

c

IMPUESTO PRO TURISMO

x

x

10

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Liquidacion del impuesto

i

Solicitud de cheque de gerencia

3220

50

07

c

IMPUESTO AL CONSUMO

x

x

10

X

X

Se eliminan las series una vez cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión  previo Back Up del sistema contable

i

Liquidacion del impuesto

3220

44

g

LIBROS  DE CONTABILIDAD

3220

44

01

c

LIBRO MAYOR Y BALANCES

x

x

20

-

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el Archivo  de gestión

i

Libro Mayor y Balances

3220

44

02

c

LIBRO DE DIARIO

x

x

20

-

X

X

Se eliminan las series una vez cumplido el termino de retención en el Archivo  de gestión

i

Libro de Diario

3220

44

03

c

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES

x

x

20

-

X

X

i

Libro de Inventario y Balances

3220

44

04

c

LIBROS AUXILIARES

x

x

20

-

X

X

i

Libros auxiliares

3220

45

g

NOTAS

X

X

3

17

3220

45

1

c

NOTAS CONTABLES

i

Notas

i

Facturas

i

Anulaciones de cheques

i

Soportes de consumo de empleados en unidades

i

Legalización

i

Comunicaciones

i

Reportes

i

Anexos

3220

45

2

c

NOTAS BANCARIAS

x

x

3

17

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el Archivo Central previo Back Up del sistema contable.

i

Notas

i

Transferencias bancarias

i

Pagos de obligaciones

i

Rendimiento de los títulos valores

i

Soportes de préstamos a empleados

i

Soportes de vacaciones

i

Soportes de anulación de egresos y programaciones

i

Descuentos de convenios con entidades bancarias

i

Facturas de servicios telefónicos

i

Pagos de embargos

i

Soportes de cheques devueltos

i

Soportes de apertura de títulos valores

i

Anexos

3220

07

g

CORRESPONDENCIA

x

5

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el Archivo Central

3220

7

9

c

CORRESPONDENCIA FINANCIERA Y CONTABLE

i

Correspondencia

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes