TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

2-2018

Fecha:

16/03/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

TESORERIA

CÓDIGO:

3221

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3221

08

g

ACTAS

3221

08

03

c

ACTAS DE GRUPO PRIMARIO

x

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino der retención en el archivo de gestión  previo Back Up.

i

Actas

3221

47

g

COMPROBANTES

612

47

02

c

COMPROBANTES DE EGRESOS

x

1

19

X

X

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Planillas de movimiento de caja

i

Comprobante de ingreso a caja

i

Relación de cheques a consignar

i

Volantes de consignación

i

Transferencia  bancaria

i

Registro de consignaciones confirmadas por cuentas bancarias

3221

40

g

CAJA

3221

40

03

c

PLANILLAS DE CAJAS Y SUS ANEXOS

x

-

1

10

X

X

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Planilla

3221

40

04

c

CORRECCIONES Y ANULACIONES DE RECIBOS DE CAJA

x

1

5

X

X

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Comunicaciones internas

i

Solicitud de corrección y anulación

3221

40

05

c

ARQUEOS DE CAJA

x

5

5

X

x

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Registros de Arqueo de caja

i

Consulta arqueo de caja

i

Consecutivo de facturación

i

Relación de ventas de servicios de boletas

i

Ingresos bibliotecas (opcional)

3221

40

06

c

ARQUEO DE CHEQUES

x

5

5

X

x

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Registro de arqueo de cheques

3221

40

07

c

CRONOGRAMA DE ARQUEO DE CAJA

x

2

X

x

Se le realiza back up a la información y luego se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión

i

Cronograma de arqueo

3221

53

g

FACTURACIÓN

3221

53

01

c

FACTURAS DE VENTAS

x

-

1

19

X

X

-

X

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Requerimiento de facturación

i

Codificación

i

Factura (copia)

i

Soportes

3221

66

g

INDICADORES

3221

66

05

c

INDICADORES DE FACTURACIÓN

-

x

1

-

X

-

-

X

Se le realiza back up a la información y luego se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión

i

Cuadro de indicadores

3221

66

06

c

INDICADORES DE RECAUDOS

-

x

1

-

X

-

-

X

i

Cuadro de indicadores

3221

66

07

c

INDICADORES DE TESORERIA

-

x

1

-

X

-

-

X

i

Cuadro de indicadores

3221

05

g

INFORMES

3221

05

22

c

INFORMES DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

-

x

1

-

X

-

-

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión

i

Informe

3221

05

55

c

INFORMES DE ARQUEOS DE CAJA

-

x

1

-

X

-

-

X

i

Informe

3221

05

21

c

INFORMES DE INGRESOS

-

x

3

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión  previo Back Up.

i

Informe semanal

3221

05

01

c

INFORMES DE  GESTIÓN

-

x

1

-

X

-

-

-

-

i

Informe de gestión e indicadores

3221

05

23

c

INFORMES DE  INVERSIONES VOLUNTARIAS

-

x

1

-

X

-

-

X

-

i

Informe de inversiones  voluntarias

i

Copia de títulos de inversiones vigentes

3221

05

15

c

INFORMES DE FLUJO DE CAJA

-

x

1

-

X

-

-

X

-

i

Informes de flujo de caja

3221

05

54

c

INFORMES TRANSPORTADORA DE VALORES

x

5

5

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Informes

3221

05

56

c

INFORMES DE GESTIÓN E INDICADORES

x

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo backup

i

Informe

i

Indicadores

3221

07

g

CORRESPONDENCIA

3221

07

14

c

MEMORANDOS DE PAGOS ANULADOS

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo backup

i

Memorando

3221

07

13

c

MEMORANDOS DE CHEQUES POR ANULAR

x

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión

i

Memorando

3221

07

10

c

MEMORANDO DE REEMBOLSO

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión

i

Memorando

3221

7

15

c

CORRESPONDENCIA TESORERIA

i

correspondencia

3221

27

g

ORDENES

3221

27

05

c

ORDENES DE CREDITO DE SERVICIOS DE SALUD

x

1

5

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de central

i

Solicitud

i

Notificación de entrega

3221

63

g

PLANILLAS

3221

63

05

c

PLANILLAS  DE OPERACIONES ACH

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión

i

Registro de confirmación de pagos electrónicos

3221

13

g

PROGRAMACIONES

3221

13

03

c

PROGRAMACION DE PAGOS

x

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión, previo backup

i

Cronograma de pago

3221

52

g

PROVEEDORES

3221

52

04

c

INSCRIPCION DE PROVEEDORES PARA PAGOS ELECTRONICO

x

x

5

95

X

X

La serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter probatorio para la institución.

i

Formulario de inscripción / correo electrónico

i

Certificado bancario

i

Anexos

3221

52

5

c

LISTADOS DE PROVEEDORES

x

100

x

x

i

Listados

3221

58

g

REMESAS

3221

58

01

c

REMESAS DE ENTREGAS DE DINERO EN EFECTIVO A TRANSPORTADORA DE VALORES

x

1

24

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central.

i

Planilla de remesas (copias de recibido)

3221

12

g

REPORTES

3221

12

04

c

REPORTES DE FACTURAS ANULADAS

x

1

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de central previa realización de back Up

i

Relación de facturas anuladas

i

Facturas anuladas

i

Soportes

3221

12

09

c

REPORTES DE PROGRAMACION DE FACTURAS ACTUALIZADAS

x

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión.

i

Relación de facturas codificadas (copias recibidas)

3221

25

g

RELACIONES

3221

25

04

c

RELACION DE CHEQUES NO ENTREGADOS

x

x

1

1

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de central

i

Relación

.

3221

25

05

c

RELACIÓN DE EGRESOS ANULADOS

x

20

X

X

La serie se conserva en forma permanente en el archivo de  gestión en archivo electrónico. Se recomienda realización de Back Up

i

Relación por fecha

3221

20

g

SOLICITUDES

3221

20

12

c

SOLICITUDES DE CREDITOS A EMPRESAS

x

x

2

98

X

X

La serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter probatorio para la institución.

i

Solicitud de crédito

i

Certificado de cámara de comercio o representación legal

i

fotocopia del RUT

i

Carta de instrucciones - pagaré

3221

57

g

SOPORTES BANCARIOS

x

1

19

X

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central.

3221

57

1

c

SOPORTES BANCARIOS

i

Reporte de operación

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes