TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

12-2018

Fecha:

24/08/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

COBRANZAS

CÓDIGO:

3223

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3223

08

g

ACTAS

3223

08

5

c

ACTAS DE  GRUPO PRIMARIO

-

X

-

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo  Back Up

i

Actas

3223

05

g

INFORMES

3223

05

56

c

INFORME DE GESTION  E INDICADORES

-

x

-

1

-

X

X

-

-

-

La serie se mantiene en forma permanente en formato electrónico Se realiza   Back Up.

i

Informe

3223

05

08

c

INFORME DE GESTIÓN ABOGADOS EXTERNOS

x

x

1

X

X

La serie se mantiene en forma permanente en formato electrónico Se realiza   Back Up.

i

Informe coasle

i

Informe ivan jimenez(trismetral)

3223

5

61

c

INFORMES DE EMPRESAS CON MAL COMPORTAMIENTO DE PAGO

x

x

1

i

Informe trimestral

3223

5

48

c

INFORMES DE EMPLEADORES MOROSOS

x

x

1

i

Informe

3223

5

62

c

INFORMES COMPORTAMIENTO PERFIL CLIENTE HIPOTECARIO

x

x

1

i

Informe

3223

5

63

c

INFORMES FINDETER

i

Informe

3223

12

g

REPORTES

3223

12

07

c

REPORTES SEGUIMIENTO A CLIENTES EN MORA

x

2

X

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo  Back Up

i

Reporte

3223

12

10

c

REPORTES CUENTAS POR COBRAR

x

2

X

X

i

Reporte libranza,factura y aportes

3223

12

11

c

REPORTES CARTERA 90 DIAS

x

2

X

X

i

Reporte libranza,factura y aportes

3223

12

12

c

REPORTES CIFIN

x

2

X

X

i

Reporte

3223

12

13

c

REPORTES UGPP

x

2

X

X

i

Reporte desagragados ugpp

i

Reporte consolidados ugpp

i

Reporte de aportantes con determinacion ugpp

i

Reporte traslado por competencia ugpp

3223

12

14

c

REPORTES RECAUDOS POR CARTERA

x

2

X

X

i

Reporte libranza,factura y aportes

3223

12

15

c

REPORTES COBRO PREJURIDICO Y JURIDICO

x

2

X

X

i

Reporte libranza,factura y aportes

3223

12

16

c

REPORTES PERFIL CREDITO HIPOTECARIO

x

2

X

X

i

Reporte

3223

12

17

c

REPORTE FNG

x

2

X

X

i

Reporte

3223

12

18

c

REPORTES DANE

x

2

X

X

i

Reporte

3223

11

g

CUENTAS POR COBRAR

3223

11

02

c

CARTAS DE COBROS POR LINEAS

x

-

-

20

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

libranza, factura, hipotecario y aportes

3223

11

03

c

ACUERDOS DE PAGOS

x

-

-

3

2

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

3223

07

g

CORRESPONDENCIA

x

x

.

5

-

-

-

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo  de gestion previo back Up.

3223

7

10

i

Correspondencia Cartera

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes