TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

11-2018

Fecha:

23/08/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:  GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

OFICINA PRODUCTORA:

GESTIÓN HUMANA

CÓDIGO:

3230

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3230

08

g

ACTAS

3230

08

03

c

ACTAS DE GRUPO PRIMARIO

x

1

-

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo Back Up

i

Actas

3230

08

09

c

ACTAS DE COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

x

-

5

95

x

x

-

-

-

i

Citaciones

i

Actas

3230

08

10

c

ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA

x

-

5

95

x

x

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente por contener valores históricos para la institución.

i

Citaciones

c

Actas

3230

08

11

c

ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN HUMANA

x

2

8

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención establecido en el archivo central.

i

Actas de Comité

i

Solicitud de préstamos (electrónico)

i

Actas de aprobación de préstamos

i

Autorización de descuentos por prestamos

3230

08

5

c

ACTAS PRESTAMOS EMPLEADOS

x

2

8

x

X

i

acta

i

pagare

i

autorización de descuentos

3230

05

g

INFORMES

3230

05

01

c

INFORMES DE GESTIÓN

x

1

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo Back Up

i

Informes (Trimestral)

3230

05

16

c

INFORME DE APLICACIÓN DE CONOCIMIENTOS EN CAPACITACIONES EXTERNAS

x

1

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo Back Up

i

Informes

3230

05

17

c

INFORME DE EVALUACION DE COMPETENCIAS

x

5

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de Gestión

i

Informes

3230

05

36

c

INFORMES DE SALUD OCUPACIONAL

x

-

-

5

95

x

x

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente por contener información sobre la salud ocupacional de los trabajadores

i

Informes

3230

09

g

PROGRAMAS

3230

09

1

c

PROGRAMA SISTEMA GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

x

-

-

2

4

x

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Programas

i

Estrategias

i

Políticas

i

Subprogramas

3230

15

g

ENCUESTAS

3230

15

02

c

ENCUESTAS DE CLIMA ORGANIZACIONAL

x

-

1

-

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo Back Up

i

Encuestas de clima organizacional

i

Encuestas sociodemográficas

3230

16

g

HISTORIAS

3230

16

2

c

HISTORIAS LABORALES

x

100

x

x

La serie se conserva en forma permanente por soportar valores legales probatorios para el empleador y el empleado. Las historias laborales inactivas son custodiadas por el archivo central Las requisiciones  de personal se archivan en forma independiente Las requisiciones de personal se archivan en forma independiente. Al igual que los aportes de fondos voluntarios de cesantías Las afiliaciones a EPS, ARP, FP y cajas de compensaciones se realizan en forma electrónica

i

Hoja de vida

i

Certificaciones académicas

i

Certificaciones de experiencia laboral

i

Pruebas psicotécnicas y entrevistas

i

Informes de visita domiciliaria

i

Contrato

i

Afiliaciones  (E.P.S, A.R.P, F.P)

i

Afiliaciones (Caja de compensación)

i

Registro de entrenamiento

i

Registro de inducción

i

Resumen de liquidación de vacaciones

i

Solitud de pagos de cesantías parciales y soportes

i

Carta de retiro de cesantías

i

Solicitudes de permisos

i

Carta de retiro o renuncia

i

Liquidación del contrato

i

Entrega de activos y documentos

i

Certificación laboral

3230

16

04

c

HISTORIAS CLÍNICA OCUPACIONALES

x

-

-

5

95

x

x

-

-

-

La guarda y custodia de esta serie esta establecida en la resolución 2346 de 2007. Y la 1998 de 2009  El archivo, seguridad, producción, recepción , distribución, consulta, organización, recuperación, disposición, conversión a sistemas de información, tiempo de conservación y disposición final de la historia clínica ocupacional, se regirán por las normas legales vigentes para la historia clínica y los parámetros definidos por el Ministerio de la Protección Social.

i

Evaluación medica  de preingreso

i

Informes de accidentes de trabajo (del empleador a la ARL administradoras de riesgos laborales)

i

Reportes de accidentes por alimentos y bebidas

i

Evaluaciones médica ocupacionales periódicas

i

Valoraciones medicas complementarias

i

Evaluación médica posocupacional o de egreso

3230

25

RELACIONES

3230

25

01

RELACION DE PAGOS DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL

x

1

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión  previo Back Up

Planilla

Certificado

3230

28

g

EMBARGOS  A EMPLEADOS

x

x

-

5

20

x

x

-

-

-

Los pagos de embargos quedan contabilizados en el sistema contable, Se archiva independiente de la historia laboral  la serie se conserva en forma permanente

3230

28

1

c

EMBARGOS  A EMPLEADOS

i

Notificaciones de embargos

i

Consignaciones

3230

36

g

NOMINA

3230

36

01

c

RESUMEN DE NOMINA

x

1

20

x

X

Se elimina la serie en soporte papel una vez cumplido el término de retención en el archivo Central. Queda grabada en el sistema contable

i

Resumen de nómina (quincenal)

3230

37

g

CÓDIGOS Y REGLAMENTOS

3230

37

01

c

REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO

x

100

x

x

El reglamento interno de trabajo  se mantiene actualizado en lugares visibles de la empresa

i

Reglamento

3230

55

g

SEGURIDAD SOCIAL

x

x

-

5

95

x

x

-

-

3230

55

01

c

PAGOS DE SEGURIDAD SOCIAL

La serie se conserva en forma permanente porque contiene valores probatorios legales para la empresa y los trabajadores.

i

Registros de pagos a seguridad social (E.P.S, A.R.P. y  F.P)

3230

55

02

c

APORTES A FONDOS DE PENSIONES VOLUNTARIAS

-

x

-

5

95

x

x

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente porque contiene valores probatorios legales para la empresa y los trabajadores.

i

Consignaciones

3230

34

g

EVALUACIONES

3230

34

01

c

EVALUACIONES DE COMPETENCIAS Y DESEMPEÑO

x

4

5

x

X

La evaluación de competencias individuales son  archivadas en la historia laboral, a las tipologías restantes se le aplica el tiempo de retención establecido en el archivo  de gestión

i

Evaluación

i

Resumen de resultados

i

Informes por empleados

i

Índice general de evaluaciones de desempeño

3230

34

02

c

EVALUACIONES PARA MEDIR LA EFICACIA DE LAS CAPACITACIONES INTERNAS

x

2

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de Gestión, previo Back Up

i

Evaluación

i

Control de asistencia

3230

26

g

REGISTROS

3230

26

12

c

REGISTRO DE ASISTENCIA A CAPACITACIONES Y ACTIVIDADES

x

x

1

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de Gestión

i

Registro

3230

26

47

c

REGISTROS  DE ENTRENAMIENTO

x

5

95

x

x

La serie se conserva en forma permanente Se debe archivar en la Historia laboral

i

Registro de entrenamiento

3230

26

51

c

REGISTROS  DE  RESULTADOS DE FORMACIÓN

x

1

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de Gestión, previo Back Up

i

Registro de resultado de formación

3230

35

g

NOVEDADES

x

x

1

9

x

X

.

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central  previo Back Up

3230

35

1

c

NOVEDADES Y DESCUENTOS DEL PERSONAL (PLANTA Y TEMPORAL)

x

x

1

9

x

X

.

i

Formato de pagos de horas extras (Personal temporal

i

Reporte de nómina temporal

3230

54

g

BIENESTAR ORGANIZACIONAL

3230

54

01

c

INCENTIVOS

x

-

-

1

1

x

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención establecido en el archivo central.

i

Constancias de entrega bonos

3230

77

g

FORMATOS

3230

77

08

c

FORMATO DE REQUISICION DE PERSONAL

x

-

-

3

6

x

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Requisición de personal

3230

04

g

PLANES

3230

04

03

c

PLAN DE FORMACIÓN

x

x

1

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de Gestión

i

Plan de formación ( anual)

3230

04

04

c

PLAN OPERATIVO

x

x

2

x

X

Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central

i

Plan operativo

3230

04

05

c

PLANES Y BRIGADAS DE EMERGENCIAS

X

-

-

1

2

X

-

-

X

-

i

Plan de emergencias

i

Brigadas

i

Simulacros

i

Informes de simulaciones

i

Planes de evacuación

3230

66

g

INDICADORES

3230

66

01

c

INDICADORES DE GESTIÓN

X

1

X

X

i

Indicadores del porcentaje del cumplimiento del plan de capacitación y formación

i

Indicadores del porcentaje del cumplimiento del plan operativo

i

Indicadores del porcentaje de la eficacia de acciones de formación y capacitación

i

Indicadores del porcentaje del cumplimiento del presupuesto de formación

i

Indicadores del porcentaje del cumplimiento de gastos del personal

i

Indicadores de índice de competencias

3230

33

g

PRESUPUESTOS

3230

33

3

c

PRESUPUESTOS DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

X

1

X

X

i

Presupuesto

3230

69

g

CONFORMACIÓN DEL COPASO

X

-

5

15

X

-

-

X

-

3230

69

1

c

CONFORMACIÓN DEL COPASO

i

Actas

i

Invitación a elecciones

i

Escrutinios

i

Inscripciones

i

actas de constitucion

i

actas de escrutinios

3230

70

g

SEGURIDAD  INDUSTRIAL E HIGIENE

3230

70

01

c

ENTREGA DE DOTACIONES

X

-

-

2

3

X

-

-

X

-

i

Comunicaciones

i

Órdenes de compra

i

Registro de entrega de dotación

i

Actas de entrega

3230

70

02

c

PANORAMA DE RIESGOS

X

-

-

4

4

X

-

-

X

-

i

Panorama de riesgos

3230

70

03

c

SISTEMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA

X

-

-

4

4

X

-

-

X

-

i

SVE  psicosocial

i

SVE  osteomuscular

i

SVE auditivo

i

SVE cardiovascular

3230

07

g

CORRESPONDENCIA

x

2

3

x

X

3230

7

17

c

CORRESPONDENCIA G.HUMANA

i

Correspondencia

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes