|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL |
Código: |
3-2018 |
|
Fecha: |
30/04/2018 |
|
Versión: |
2 |
|
Página: |
1 |
|
SECCION: |
|
|
GERENCIA DE GESTION DE RECURSOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
OFICINA PRODUCTORA: |
|
GESTIÓN LOGISTICA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CÓDIGO: |
|
3240 |
|
CÓDIGO |
|
SERIES
Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES |
SOPORTE |
Tiempo
Retención Años |
Nivel
de Acceso |
Disposición
Final |
PROCEDIMIENTO |
|
CD |
S |
SB |
FIS |
ELEC |
DIG |
AG |
AC |
AI |
R |
P |
C |
CT |
S |
E |
I |
|
3240 |
08 |
|
g |
ACTAS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
03 |
i |
ACTAS DE GRUPO
PRIMARIO |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
14 |
c |
ACTAS DE COMITÉ DE
COMPRAS |
x |
- |
- |
1 |
3 |
10 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo
Central. |
|
|
|
|
i |
Actas de comité de
compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
03 |
c |
ACTAS DE APERTURA DE
COTIZACIONES |
x |
- |
- |
1 |
2 |
|
|
|
x |
|
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Control de
proponentes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
05 |
c |
ACTAS DE EXCEPCIÓN
DE COMPRAS |
x |
- |
- |
2 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
06 |
c |
ACTAS DE BAJA DE
ACTIVOS |
x |
- |
- |
1 |
|
5 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Las
actas quedan grabadas en el sistema en forma permanente Las demás tipologías
se eliminan la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo
Central |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Relación de
activos para bajas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Anexos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
08 |
07 |
c |
ACTAS DE ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS Y
OPERATIVOS |
x |
- |
- |
1 |
|
9 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo
central |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Anexos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
05 |
|
g |
INFORMES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
05 |
21 |
c |
INFORMES
DE INDICADORES DE LOGISTICA |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Informe |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
05 |
33 |
c |
INFORMES DE
INVENTARIOS |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Informe |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
|
g |
REGISTROS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
60 |
c |
REGISTROS
SEGUIMIENTO A ÓRDENES DE COMPRAS |
- |
x |
- |
2 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Registro |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
49 |
c |
REGISTROS CONTROL DE
PROPONENTES |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Registro |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
61 |
c |
REGISTROS
SEGUIMIENTO A REQUISICIONES A PENDIENTES DE COMPRA |
- |
x |
- |
2 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Registro |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
55 |
c |
REGISTROS ACTAS DE
APERTURA DE COTIZACIONES |
- |
x |
- |
3 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Actas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Registro Control de
proponentes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
67 |
c |
REGISTROS
COMUNICADOS DE TRASLADOS DE BIENES ENTRE UNIDADES DE SERVICIOS |
x |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión |
|
|
|
|
i |
Comunicados de
traslados de bienes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
01 |
c |
REGISTRO DE
PROVEEDORES |
x |
- |
- |
100 |
|
- |
|
|
x |
x |
- |
- |
x |
La
documentación física de los proveedores se va actualizando y depurando. Se
conserva Base de datos en forma permanente
y actualizada |
|
|
|
|
i |
Registro de
proveedores |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
RUT |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Pólizas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Certificaciones
bancarias |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Certificaciones
comerciales |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cámara de Comercio(
cuando amerite) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Hoja de vida (para
persona natural) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Certificado de salud |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Certificado de
pensión |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Copia de cedula de
ciudadanía |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Comunicación de
resultados de Evaluaciones de proveedores |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
3 |
c |
REGISTRO DE
PROVEEDORES INSTRUCTORES |
- |
x |
- |
100 |
|
- |
|
|
x |
x |
- |
- |
x |
La
serie se conserva en forma permanente actualizada en base de datos |
|
|
|
|
i |
Registro del
instructor o docente |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Hoja de vida |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
26 |
26 |
c |
REGISTRO
REEVALUACION DE PROVEEDORES |
|
X |
|
100 |
|
|
|
|
X |
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Registro |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
82 |
|
g |
MATRICES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
82 |
02 |
c |
MATRIZ DE PRODUCTOS
CRITICOS |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de
gestión previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Matriz |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
27 |
|
g |
ORDENES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
27 |
03 |
c |
ÓRDENES DE ALIMENTOS Y BEBIDAS |
x |
x |
- |
1 |
3 |
10 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie en físico una vez
cumplido el término de retención en el
archivo Central-Las ordenes de alimentos
quedan grabadas en el sistema |
|
|
|
|
i |
Orden de compra |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Análisis de
cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Relación de ordenes
d e compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Anexos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
27 |
01 |
c |
ÓRDENES DE COMPRAS |
x |
x |
- |
1 |
3 |
10 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie en físico una vez
cumplido el término de retención en el
archivo Central Las ordenes de compras
quedan grabadas en el sistema |
|
|
|
|
i |
Orden de compra |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Análisis de
cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cuadro de control de
ordenes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Relación de ordenes
de compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Anexos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
27 |
02 |
c |
ÓRDENES DE SERVICIOS |
x |
|
- |
1 |
3 |
10 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie en físico una vez
cumplido el término de retención en el
archivo Central-Las ordenes de servicios quedan grabadas en el sistema |
|
|
|
|
i |
Orden de compra |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cuadro de control
ordenes de compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Análisis de
cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Cotizaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Ordenes manuales |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
78 |
|
g |
REQUISICIONES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
78 |
01 |
c |
REQUISICIONES DE
PRODUCTOS Y SERVICIOS |
|
x |
- |
100 |
|
- |
|
|
x |
x |
- |
|
- |
La serie queda grabada en el sistema |
|
|
|
|
i |
Requisiciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
71 |
|
g |
POLIZAS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
71 |
03 |
c |
COMUNICADOS
DE INCLUSIÓN/EXCLUSIÓN DE BIENES EN LAS PÓLIZAS DE SEGUROS |
x |
- |
- |
- |
5 |
|
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el Archivo
Central |
|
|
|
|
i |
Comunicados |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Certificados de
renovación de pólizas |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Informes del SPA (mensual) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
25 |
|
g |
RELACIONES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
25 |
2 |
c |
RELACIONES DE
FACTURAS (ENVIADAS A CONTABILIDAD) |
x |
x |
- |
3 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Relación |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
25 |
3 |
c |
RELACIONES DE GASTOS
DE ANTICIPOS |
- |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
|
- |
- |
x |
- |
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Relaciones |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Facturas (copias) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
29 |
|
g |
ENTRADAS DE ALMACEN |
x |
x |
- |
1 |
|
4 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina la serie (lo físico) una vez
cumplido el término de retención en el Archivo Central. Las demás tipologías
quedan grabadas en el sistema de compras. |
|
3240 |
29 |
1 |
c |
ENTRADAS DE ALMACEN |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Entradas de almacén
por compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Facturas de compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Ordenes de compras |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Remisión |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Correspondencia |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
30 |
|
g |
SALIDAS DE ALMACEN |
x |
x |
- |
1 |
|
4 |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
|
|
3240 |
30 |
1 |
c |
SALIDAS DE ALMACEN |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Solicitud |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Salida |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
31 |
|
g |
AUTORIZACIONES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
31 |
01 |
c |
AUTORIZACIONES
DE SALIDA DE ACTIVOS |
x |
|
|
1 |
|
1 |
|
|
x |
|
|
x |
|
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
|
|
|
i |
Autorización |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
40 |
|
g |
CAJA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
40 |
01 |
c |
CAJA MENOR |
x |
x |
- |
1 |
|
- |
|
|
x |
- |
- |
x |
- |
Se
elimina el registro al año; los anexos terminan en los comprobantes |
|
|
|
|
i |
Relación de gastos
caja menor |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Anexos |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3240 |
7 |
|
g |
CORRESPONDENCIA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Se
eliminan la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de
gestión, previo Back Up |
|
3240 |
7 |
18 |
c |
CORRESPONDENCIA
GESTION LOGISTICA |
X |
|
|
|
|
5 |
|
X |
|
|
|
X |
|
|
|
|
|
i |
Correspondencia |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONVENCIONES |
|
CODIGO |
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES |
SOPORTE |
|
RETENCIÓN
EN AÑOS |
NIVEL
DE ACCESO |
DISPOSICION
FINAL |
|
D:
Dependencia |
SERIES: |
FIS:
Físico |
|
AG:
Archivo de Gestión |
P:
Público |
CT:
Conservación Total |
|
S: Serie |
SUBSERIES: |
DIG:
Digital |
|
AC:
Archivo Central |
C:
Confidencial |
S:
Selección E:Eliminación |
|
Sb:
Subserie: |
Tipos Documentales: |
ELEC:
Electrónico |
|
|
R:
Reservado |
I: Imágenes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|