TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

03-2018

Fecha:

30/04/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GESTIÓN LOGISTICA

OFICINA PRODUCTORA:

RECEPCION Y ARCHIVOS

CÓDIGO:

3245

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3245

08

g

ACTAS

La subserie se conserva en forma permanente digitalizada

3245

08

10

c

ACTAS DE ELIMINACION DE DOCUMENTOS

X

-

X

-

100

X

X

-

X

i

Actas

3245

07

g

CORRESPONDENCIA

3245

07

03

c

CONSECUTIVO DE CORRESPONDENCIA

X

-

X

-

3

X

X

-

X

Se elimina la serie en papel  una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central La serie se digitaliza y se conserva en forma permanente

i

Consecutivo

3245

26

g

REGISTROS

3245

26

27

c

CONTROL DE CORRESPONDENCIA INTERNA

x

1

x

x

se elimina la subserie una vez cumplido su ciclo vital

i

Formato por unidades

3245

26

28

c

TRANSFERENCIAS DOCUMENTAL SECUNDARIA

x

-

100

X

X

-

X

las transferencias documentales se mantienen en forma permanente

i

formato transferencia

3245

26

49

c

REGISTRO CONTROL DE PROPONENTES

X

X

3

X

X

-

X

Se elimina la serie en papel  una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central La serie se digitaliza y se conserva en forma permanente

i

Registro de control de proponentes

3245

32

g

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

3245

32

01

c

INVENTARIO DOCUMENTAL

-

X

-

-

100

X

X

-

-

-

Los inventarios se mantienen actualizados en base de datos

i

Inventario

3245

32

02

c

CUADRO DE CLASIFICIACION DOCUMENTAL CCD

-

X

-

-

100

X

X

-

X

-

Las transferencia se mantienen en forma permanente en base de datos

i

Cuadro de Clasficiacion

3245

32

03

c

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL  TRD

-

-

-

-

100

X

X

-

-

-

Las TRD se mantienen actualizadas en  base de datos

i

Tablas de retención documental

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes