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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL | Código: | 2018 | ||||||||||||||||||||
| Fecha: | 16/03/2018 | ||||||||||||||||||||||
| Versión: | 2 | ||||||||||||||||||||||
| Página: | 1 | ||||||||||||||||||||||
| SECCION: | GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA | ||||||||||||||||||||||
| OFICINA PRODUCTORA: | GESTION DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO: | 3250 | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO | SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES | SOPORTE | Tiempo Retención Años | Nivel de Acceso | Disposición Final | PROCEDIMIENTO | |||||||||||||||||
| CD | S | SB | FIS | ELEC | DIG | AG | AC | AI | R | P | C | CT | S | E | I | ||||||||
| 3250 | 08 | g | ACTAS | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 08 | 03 | c | ACTAS DE GRUPO PRIMARIO | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Actas (mensual) | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 61 | g | BACKUPS | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | X | Constituyen los archivos de seguridad de los sistemas de información de Combarranquilla. Se mantiene un Back Up alterno por políticas de seguridad de la información | |||||||||
| 3250 | 61 | 1 | c | BACKUPS | |||||||||||||||||||
| i | Backups del sistema de información | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 16 | g | HISTORIAS | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 16 | 03 | c | HISTORIAS DE EQUIPOS INFORMATICOS | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. Las licencias se conservan en físico hasta su vigencia. | ||||||||
| i | Historias | ||||||||||||||||||||||
| i | Licencias por equipo | ||||||||||||||||||||||
| i | Garantías | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 05 | g | INFORMES | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 05 | 01 | c | INFORMES DE GESTIÓN | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión previo Back Up. | ||||||||
| i | Informes (trimestral) | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 63 | g | PLANILLAS | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 63 | 01 | c | PLANILLAS DE CONTROL DE TRANSPORTE DEL BACK UP | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Planillas | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 13 | g | PROGRAMACIONES | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 13 | 04 | c | PROGRAMACIÓN DE CONSERVACION PREVENTIVA | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up dela oficina de informática. | ||||||||
| i | Programaciones | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | g | REGISTROS | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | 7 | c | REGISTRO DE SEGUIMIENTO A EJECUCIÓN DEL DESARROLLO DEL SOFTWARE | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. | ||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | 8 | c | REGISTRO DE REVISIÓN, VERIFICACIÓN Y VALIDACIÓN DEL SOFTWARE | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. | ||||||||
| i | Registros | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | 9 | c | REGISTROS DE LIBERACIÓN DE SOFTWARE | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. | ||||||||
| i | Registros | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | 10 | c | REGISTROS DE MANTENIMIENTOS (EQUIPOS Y SOPORTES DE USUARIOS) | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. | ||||||||
| i | Registros | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 26 | 13 | c | REGISTROS DE CREACIÓN DEL SOFTWARE | X | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión previo Back Up. | ||||||||
| i | Acta de reunión | ||||||||||||||||||||||
| i | Actualizaciones | ||||||||||||||||||||||
| i | Registros de entrega | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 20 | g | SOLICITUDES | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 20 | 07 | c | SOLICITUDES DE SERVICIOS INFORMÁTICOS PARA MANTENIMIENTO DEL SOFTWARE | - | X | - | 100 | - | X | - | - | - | La serie se conserva en forma permanente en el Back Up de la oficina de informática. | |||||||||
| i | Solicitudes | ||||||||||||||||||||||
| 3250 | 07 | g | CORRESPONDENCIA | ||||||||||||||||||||
| 3250 | 07 | 18 | c | CORRESPONDENCIA IT | X | - | 5 | - | X | - | - | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión previo Back Up. | ||||||||||
| i | CORRESPONDENCIA | ||||||||||||||||||||||
| CONVENCIONES | |||||||||||||||||||||||
| CODIGO | SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | SOPORTE | RETENCIÓN EN AÑOS | NIVEL DE ACCESO | DISPOSICION FINAL | ||||||||||||||||||
| D: Dependencia | SERIES: | FIS: Físico | AG: Archivo de Gestión | P: Público | CT: Conservación Total | ||||||||||||||||||
| S: Serie | SUBSERIES: | DIG: Digital | AC: Archivo Central | C: Confidencial | S: Selección E:Eliminación | ||||||||||||||||||
| Sb: Subserie: | Tipos Documentales: | ELEC: Electrónico | R: Reservado | I: Imágenes | |||||||||||||||||||