TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

13-2018

Fecha:

29/08/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA DE PLANEACIÓN CORPORATIVA

OFICINA PRODUCTORA:

INFRAESTRUCTURA

CÓDIGO:

3330

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3330

75

g

FICHAS TECNICAS

3330

75

07

c

FICHAS TECNICAS DE LOS PROYECTOS

x

x

3

5

15

-

-

x

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión

i

Fichas técnicas

3330

05

g

INFORMES

3330

05

01

c

INFORMES DE GESTIÓN

-

x

-

2

x

-

-

x

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión previo Back Up

i

Informe de Gestión (trimestral)

3330

3

g

PROYECTOS

3330

3

8

c

PROYECTOS EN EJECUCION

x

x

-

1

15

x

-

-

-

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo Central, Se realiza Back Up

i

Anteproyectos

i

Ficha técnicas

i

Listados de proyectos a desarrollar

i

Planes

i

Remisión del plan a Superintendencia de

i

Subsidio familiar

i

Cronogramas de obras

i

Actas de compras si lo requiere

i

Actas de consejo directivo ( copia)

i

Comunicaciones

i

Acta de inicio de obra

i

Actas parciales

i

Cuentas de cobro (copia)

i

Facturas (copia)

i

Pagos parciales (copia)

i

Actas de comité de obra

i

Informes de ejecución y supervisión de obras

3330

03

01

c

PROYECTOS DE INFRAESTUCTURA

x

-

-

5

15

X

-

-

X

-

Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo Central. Los originales de los contratos reposan en el archivo central; en los archivos de gestion se archivan las copias

i

Anteproyectos

i

Ficha técnicas

i

Listado de proyectos a desarrollar

i

Ofertas o propuesta mercantiles

i

Acta de apertura de propuestas

i

Análisis de propuestas

i

Asignación del ganador (correo electrónico)

i

Contrato de obras  (copia)

i

Actas de comité de obras

i

Otrosí

i

Adendas

i

Póliza de responsabilidad civil  extracontractual(copia)

i

Póliza de  cumplimiento

i

Recibos de pago de pólizas

i

Programación de obra

i

Planos generales de obra

i

Presupuesto

i

Acta de entrega de obras a mantenimientos

i

Acta de ampliación del plazo de entrega

i

Acta de recibo final

i

Comunicaciones

3330

07

g

CORRESPONDENCIA

x

5

3330

07

20

c

CORRESPONDENCIA DE INFRAESTRUCTURA

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central

i

Correspondencia

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes