|
|
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL | Código: | 6-2018 | ||||||||||||||||||||
| Fecha: | 23/05/2018 | ||||||||||||||||||||||
| Versión: | 2 | ||||||||||||||||||||||
| Página: | 1 | ||||||||||||||||||||||
| SECCION: | GERENCIA DE SERVICIOS | ||||||||||||||||||||||
| OFICINA PRODUCTORA: | SUBSIDIOS | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO: | 3413 | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO | SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES | SOPORTE | Tiempo Retención Años | Nivel de Acceso | Disposición Final | PROCEDIMIENTO | |||||||||||||||||
| CD | S | SB | FIS | ELEC | DIG | AG | AC | AI | R | P | C | CT | S | E | I | ||||||||
| 3413 | 08 | g | ACTAS | x | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | |||||||||
| 3413 | 08 | 31 | c | ACTA DE REVISION CONTROL INTERNO | x | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | |||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 8 | 20 | c | ACTAS DE DESTRUCCION TARJETAS VENCIDAS SUBSIDIO DE DESEMPLEO | x | - | - | 4 | 96 | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3213 | 08 | 25 | c | ACTAS DE ASIGNACION DE EMPLEO | - | x | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | ´08 | 17 | c | ACTAS DE ADJUDICACIÓN DE BECAS | x | - | - | 5 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Solicitud premio a la excelencia | ||||||||||||||||||||||
| i | Actas de adjudicación de becas premio progreso | ||||||||||||||||||||||
| i | Actas de adjudicación becas técnicos laborales | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | ´08 | 27 | c | ACTAS DE EXCEPCIONES SUBSIDIOS EN ESPECIE | x | x | - | 3 | - | X | X | - | - | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Actas de excepciones (de subsidios en especie) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | ´08 | ´03 | c | ACTAS DE GRUPOS PRIMARIOS | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | ´08 | 29 | c | ACTAS DE SOLICITUDES DE SUBSIDIO EN ESPECIE PARA EDUCACION NO ABROBADAS | x | x | - | 1 | 99 | X | X | - | - | X | La subserie se conserva digitalizada en forma permanente | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| i | Solicitudes no aprobadas ( electrónico) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 08 | 28 | c | ACTAS DE EXCEPCIONES DE REQUISITOS | X | - | - | 1 | 99 | X | X | - | - | X | La subserie se conserva en forma permanente. Se sugiere digitalizar | ||||||||
| i | Actas de excepciones de requisitos ( de subsidios en dinero) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 08 | 19 | c | ACTAS DE LIQUIDACIÓN DE SUBSIDIOS MONETARIOS | x | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión. se sugiere digitalizar | ||||||||
| i | Actas de liquidación | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 08 | 21 | c | ACTAS DE CORRECCIÓN DE REGISTROS | - | x | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente queda grabada en el sistema | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | g | INFORMES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 01 | c | INFORMES DE GESTION | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Informes | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 41 | c | INFORMES DE APORTES | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | Se conserva en forma permanente. Queda grabada en el sistema | ||||||||
| i | Informes | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 44 | c | INFORMES DE NOVEDADES DE GRABACIÓN | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda grabada en el sistema en forma permanente | ||||||||
| i | Informes de afiliaciones y subsidios | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 45 | c | INFORMES DE PLANILLA ÚNICA (EN UNIDADES) | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda grabada en el sistema en forma permanente | ||||||||
| i | Informes consolidado | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 49 | c | INFORMES DE LA UGPP (UNIDADES) | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda grabada en el sistema en forma permanente | ||||||||
| i | Informe | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 50 | c | INFORMES DE SEGUIMIENTO A CASOS DE FISCALIZACIÓN DE APORTES DE UGPP | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda grabada en el sistema en forma permanente | ||||||||
| i | Informe | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 52 | c | INFORMES DE RENTABILIDAD | - | x | - | 1 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda grabada en el sistema en forma permanente | ||||||||
| i | Informe | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 05 | 19 | c | INFORMES DE VISITAS A COLEGIOS | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Informe | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 26 | g | REGISTROS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 26 | 54 | c | REGISTROS DE REVALUACION DE PROVEEDORES | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión. Se realiza Back | ||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 26 | 16 | c | REGISTROS DE SERVICIO NO CONFORME | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión. Se realiza Back | ||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 25 | g | RELACIONES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 25 | 08 | c | RELACIONES DE TARJETAS DE ALIMENTACION ENTREGADOS | X | - | - | 100 | - | X | X | - | - | - | |||||||||
| i | Registros de bonos entregados | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 56 | g | LISTADOS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 56 | 06 | c | LISTADOS DE BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO DE DESEMPLEO | - | x | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente. Se realiza Back Up | ||||||||
| i | Listados | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 56 | 12 | c | LISTADOS DE ACTUALIZACIÓN DE AUMENTOS EN TARIFAS EN COLEGIOS OFICIALES | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Listados | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 56 | 18 | c | LISTADOS Y RELACION ENTREGA DE TARJETAS DESEMPLEO | - | x | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Listados | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 56 | 09 | c | LISTADOS PARA PERSONALIZACIÓN DE TARJETAS Y REALCE (novedades) | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente. En base de datos | ||||||||
| i | Listados de tarjetas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 14 | g | CONVENIOS | ||||||||||||||||||||
| 3414 | 14 | ´06 | c | CONVENIOS CON ENTIDADES EDUCATIVAS | x | - | - | 2 | 98 | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | |||||||||
| i | Convenios | ||||||||||||||||||||||
| i | Anexos | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 47 | g | COMPROBANTES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 47 | 07 | c | COMPROBANTES DE ENTREGA DE TARJETAS MULTIPAGOS | X | X | - | 1 | 3 | X | X | - | - | X | La subserie queda digitaliza y grabada en base de datos ;los soportes físicos se eliminan una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central | ||||||||
| i | Comprobante | ||||||||||||||||||||||
| i | Novedades | ||||||||||||||||||||||
| i | Formato de denuncia perdida de tarjeta | ||||||||||||||||||||||
| i | Comprobante de entrega | ||||||||||||||||||||||
| i | Solicitud de rexpedición de tarjetas | ||||||||||||||||||||||
| i | Recibo de caja | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 83 | g | AFILIACIONES SUBSIDIO FAMILIAR | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 83 | 01 | c | AFILIACIONES DE EMPLEADOS AL SUBSIDIO FAMILIAR EN DINERO | X | X | X | 100 | - | X | X | - | - | X | La subserie se conserva digitalizada en forma permanente .Los soportes de la afiliación son devueltos al usuario Se organiza un expediente por usuario | ||||||||
| i | Formulario de reportes de novedades | ||||||||||||||||||||||
| i | Cedula del empleado (Copia) | ||||||||||||||||||||||
| i | Formulario para adicciones( electrónico) | ||||||||||||||||||||||
| i | Cedula del conyugue (Copia) | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro civil matrimonial o declaración de unión libre | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro civil de hijos (Copia) | ||||||||||||||||||||||
| i | Certificado de escolaridad (Hijos mayores de 12 Anos) | ||||||||||||||||||||||
| i | Certificado de EPS o junta de calificación de invalides | ||||||||||||||||||||||
| i | Declaración juramentada | ||||||||||||||||||||||
| i | Formulario para reporte de novedades de salida | ||||||||||||||||||||||
| i | Comunicaciones | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 75 | g | FICHAS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 75 | 9 | c | FICHAS INSTITUCIONALES DE CONVENIOS | X | - | - | 2 | 98 | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | ||||||||
| i | Fichas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 27 | g | ORDENES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 27 | 07 | c | ORDENES DE SUBSIDIO EN ESPECIE | - | X | X | 3 | - | X | X | - | - | - | La series se conserva en forma permanente digitalizada y grabada en el sistema | ||||||||
| i | Solicitudes | ||||||||||||||||||||||
| i | Ordenes | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 9 | g | PROGRAMAS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 9 | 01 | c | PROGRAMAS BECAS EXCELENCIA | X | - | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Formulario de inscripción | ||||||||||||||||||||||
| i | Certificados de decimo y undécimo | ||||||||||||||||||||||
| i | Certificados de pruebas ICFES | ||||||||||||||||||||||
| i | Listados de participantes | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 20 | g | SOLICITUDES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 20 | 09 | c | SOLICITUDES DE SUBSIDIOS EN ESPECIE PARA EDUCACION FORMAL | X | X | - | 100 | 6 | X | X | - | - | - | |||||||||
| i | Solicitud | ||||||||||||||||||||||
| i | Anexos( requisitos) | ||||||||||||||||||||||
| i | Orden se subsidio en especie para educación( electrónico) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 80 | g | BASES DE DATOS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 80 | 04 | c | BASE DE DATOS SUBSIDIO EN DINERO | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La base de datos se conserva en forma permanente actualizada. Se realiza Back Up | ||||||||
| i | Base de datos | ||||||||||||||||||||||
| i | Recibo de caja | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 07 | g | CORRESPONDENCIA | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 07 | 09 | c | MEMORANDOS DE LIBERACION | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo Back Up | ||||||||
| i | Memorando de liberación (correos) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 07 | 25 | c | MEMORANDOS DEVOLUCION DE APORTES | - | X | - | 2 | 98 | X | - | - | X | - | Se conservan en forma permanente. Se debe realizar Back Up | ||||||||
| i | Memorando de reembolsos | ||||||||||||||||||||||
| 3414 | 07 | 12 | c | MEMORANDOS DE REINTEGROS | X | X | - | 6 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la subserie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Memorandos | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 7 | 24 | c | CORRESPONDENCIA DE SUBSIDIOS | X | 5 | 5 | ||||||||||||||||
| i | Correspondencia | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 28 | g | EMBARGOS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 28 | 02 | c | EMBARGOS SUBSIDIO FAMILIAR (EN DINERO) | X | - | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie queda digitalizada.; son devueltos al usuario en físico excepto la solicitud | ||||||||
| i | Formulario de solicitud de requisición de subsidio por patria potestad | ||||||||||||||||||||||
| i | Cedula del embargante (Copia) | ||||||||||||||||||||||
| i | Certificación de conciliación, ICBF | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro civil de hijos/ Formato de Declaración juramentada | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 83 | g | LIQUIDACION DEL SUBSIDIO FAMILIAR EN DINERO | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 83 | 01 | c | LIQUIDACIONES DE SUBSIDIOS PAGOS A EMPRESAS | X | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente. Se halla registrada en el sistema | ||||||||
| i | Liquidaciones ( electrónico) | ||||||||||||||||||||||
| i | Relaciones de cheques | ||||||||||||||||||||||
| i | Comprobante de pago subsidio familiar | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 103 | g | PAGOS DE APORTES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 103 | 01 | c | ARCHIVOS PLANOS DE SALARIOS DE TRABAJADORES | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | ||||||||
| i | Archivos planos | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 103 | 02 | c | CERTIFICACION DE PAGO DE APORTES | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | Los certificados de aportes quedan grabadas en el sistema | ||||||||
| i | Certificaciones | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 103 | 03 | c | EXTRACTOS DE APORTES | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La subserie se conserva en forma permanente | ||||||||
| i | Extractos | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 63 | g | PLANILLAS | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 63 | 10 | c | PLANILLAS DE RELACION DE CHEQUES DEL SUBSIDIO FAMILIAR | - | X | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión, previo back Up | ||||||||
| i | Planillas | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 85 | g | REPOSICIONES | ||||||||||||||||||||
| 3413 | 85 | 01 | c | REPOSICIONES DE TARJETAS MULTIPAGOS | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Denuncia por perdida o robo | ||||||||||||||||||||||
| i | Solicitudes de reposición | ||||||||||||||||||||||
| i | Comprobante de caja( pago de reposición) | ||||||||||||||||||||||
| 3413 | 92 | g | BENEFICIARIOS SUBSIDIO DE DESEMPLEO | X | - | - | 5 | 95 | X | X | - | - | - | ||||||||||
| i | Formulario único de postulación | ||||||||||||||||||||||
| i | Anexos | ||||||||||||||||||||||
| i | Comunicaciones de invitaciones para asignación del subsidio | ||||||||||||||||||||||
| CONVENCIONES | |||||||||||||||||||||||
| CODIGO | SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | SOPORTE | RETENCIÓN EN AÑOS | NIVEL DE ACCESO | DISPOSICION FINAL | ||||||||||||||||||
| D: Dependencia | SERIES: | FIS: Físico | AG: Archivo de Gestión | P: Público | CT: Conservación Total | ||||||||||||||||||
| S: Serie | SUBSERIES: | DIG: Digital | AC: Archivo Central | C: Confidencial | S: Selección E:Eliminación | ||||||||||||||||||
| Sb: Subserie: | Tipos Documentales: | ELEC: Electrónico | R: Reservado | I: Imágenes | |||||||||||||||||||