TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

6-2018

Fecha:

23/05/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA DE SERVICIOS

OFICINA PRODUCTORA:

SUBSIDIOS – DE VIVIENDA

CÓDIGO:

3411

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3411

08

g

ACTAS

3411

08

05

c

ACTAS DE GRUPOS PRIMARIOS

-

X

-

1

-

X

-

-

X

-

Se elimina la subserie una vez cumplido el termino de retención establecido en el archivo de gestion previo Back Up

i

Actas de grupos primarios

3411

08

20

c

ACTAS DE ASIGNACION DE SUBSIDIOS

X

X

-

5

95

X

X

-

-

X

El acta se conserva digital en forma permanente; los demás soportes se eliminan a los diez años

i

Acta

i

Reporte de beneficiarios ( electrónico)

i

Reporte de solicitudes no aprobadas

i

Reporte de solicitudes anuladas

i

Reporte de calificación de postulantes

i

Registro de publicación de asignación de beneficiarios en prensa

i

comunicaciones

3411

80

g

BASES DE DATOS

3411

80

02

c

BASE DE DATOS DE DAMNIFICADOS

-

X

-

100

-

X

X

-

-

-

Se conserva en forma permanente actualizada. Se realiza Back Up

i

Base de datos por municipios (Gobernación)

i

Base de datos por barrios (Alcaldía)

3411

80

03

c

BASE DE DATOS POSTULANTES AL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA

-

X

-

100

-

X

X

-

-

-

Se conserva en forma permanente actualizada. Se realiza Back Up

i

Base de Datos

3411

104

g

CALIFICACIONES

3411

104

01

c

CALIFICACION DE POSTULANTES

X

X

-

100

-

X

X

-

La subserie se conserva en forma permanente

i

Calificación

3411

05

g

INFORMES

3411

05

47

c

INFORMES DE SUBSIDIOS  DE VIVIENDA ADJUDICADOS

-

X

-

1

-

X

-

X

-

La subserie queda grabada en  el sistema en forma permanente

i

Informes

3411

05

11

c

INFORME DE GESTIÓN DE INDICADORES

-

X

-

1

-

X

-

-

X

-

La subserie queda grabada en  el sistema en forma permanente

i

Informes

3411

56

g

LISTADOS

3411

56

10

c

LISTADOS DE BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA

X

X

-

5

5

X

-

X

-

La subserie queda grabada en  el sistema en forma permanente. En Soporte papel se eliminan cumplido el término de  retención

i

Listado de beneficiarios

3411

56

11

c

LISTADOS DE  NO BENEFICIARIOS DEL SUBSIDIO FAMILIAR DE VIVIENDA

X

X

-

5

5

X

X

-

-

-

La subserie queda grabada en  el sistema en forma permanente. En Soporte papel se eliminan cumplido el término de  retención

i

Listados de no beneficiarios

i

Listado de formularios anulados

3411

26

g

REGISTROS

3411

26

16

c

REGISTROS DE SERVICIO NO CONFORME

-

X

-

1

-

X

-

-

X

-

La subserie se elimina una vez finalizado el termino de retención en el archivo de gestión, previo Back Up

i

Registro

3411

67

g

SUBSIDIOS DE VIVIENDA OBLIGATORIOS DE LA CAJA  (FOVIS)

3411

67

01

c

BENEFICIARIOS DE SUBSIDIO DE VIVIENDA FOVIS

X

-

100

X

X

-

-

-

La subserie se conserva en forma permanente.

i

Formulario de inscripción para postulantes

i

Certificación de ahorro programado  y/o ahorro contractual Fondo Nacional (vigente)

i

Certificación de cesantías inmovilizadas si es el caso. (vigente)

i

Certificado laboral  (vigente)  (si es el caso de núcleo familiar)

i

Certificado  de cuota inicial abonado al proyecto firmado por el representante legal y su revisor fiscal, adjuntando los respectivos recibos de caja o consignaciones, donde conste la fecha de pago  de la misma si se ha separado vivienda. ( si es el caso)

i

Copia del registro civil de matrimonio y/o certificado de convivencia

i

Copia del registro civil de matrimonio y/o certificado de convivencia

i

Copia certificado del ICBF y /o declaración juramentada ante notario si es mujer u hombre cabeza de familia.

i

Fotocopias de cedulas de los integrantes de la familia mayores de edad

i

Original  registro civil de los hijos menores de edad.

i

Comunicado de notificación de vivienda a la empresa.

i

Notificación al trabajador

i

Carta de asignación

i

Carta de solicitud de prorroga

i

Formato cuenta de cobro

i

Certificado bancario del oferente para el desembolso del subsidio

i

Certificación de la inscripción del RUT del oferente

i

Certificado de existencia y representación legal del oferente

i

Fotocopia de la cedula del representante legal

i

Formato acta entrega del inmueble

i

Carta original  de asignación del subsidio

i

Fotocopia de la cedula del beneficiario del subsidio

i

Autorización del beneficiario al vendedor

i

Certificado de tradición y libertad

i

Escritura pública de compraventa

i

Copia de la resolución de elegibilidad del proyecto -vigente

i

Licencia de construcción y urbanismo

i

Anexo 32 y copia de tarjeta profesional del interventor

i

Certificado de existencia y habilidad del inmueble

i

Copia del memorando autorización de desembolso

3411

67

02

c

BENEFICIARIOS  DE SUBSIDIO DE MEJORAMIENTO DE VIVIENDA

X

-

-

100

-

X

X

-

-

La Serie se conserva en forma permanente

i

Formulario de prescripción

i

Certificado de tradición y libertad del inmueble

i

Copia del último recibo del predial

i

Notificación del proceso

i

Formulario de inscripción

i

Copia de la escritura

i

Certificado planeación (disponibilidad de servicio no alto riesgo)

i

Volante de consignación de la inscripción

i

Copia de cedula de ciudadanía

i

Certificado de inspección técnica

i

Formulario de postulación

i

Certificado de ahorro

i

Capacidad de crédito

i

Registro civil de nacimiento

i

Declaración extrajuicio

i

Registro civil de matrimonio

i

Certificado laboral

i

Notificación empresa

i

Notificación afiliado

i

Carta de asignación

i

Autorización de desembolso del ahorro

i

Autorización de desembolso del subsidio

i

Volante de consignación del ahorro

i

Presupuesto

i

Planos

i

Contrato de inicio de obra

i

Memorando de autorización de desembolso

i

Memorando elaboración de minutas

i

Memorando elaboración de escritura

i

Escritura

i

Memorando de autorización de desembolso

3411

67

03

c

BENEFICIARIOS DE SUBSIDIO POR OLA INVERNAL Y ADQUISICIÓN DE VIVIENDA

X

-

-

100

X

X

-

-

La Serie se conserva en forma permanente en custodia hasta cuando el FOVIS  la solicite

i

Formulario de  inscripción para postulantes

i

Fotocopias de cedula de los hijos menores de edad o copias autenticadas

i

Fotocopia de cedulas de los integrantes de la familia mayores de edad.

i

Copia autenticada de los registros civil de matrimonio o certificado de convivencia

i

Copia autenticada si es mujer cabeza de familia, certificado del ICBF y/o declaración juramentada ante notario

i

Certificado laboral vigente( si es el caso de núcleo familiar)

i

Certificación expedida  por el DANE

i

Certificación expedida por la oficina de planeación municipal

i

Notificación de la empresa

i

Notificación del afiliado

i

Carta de asignación

i

Formato cuenta de cobro

i

Certificado bancario del oferente para el desembolso del subsidio

i

Certificación de la inscripción del RUT del oferente

i

Certificado de existencia y representación legal del oferente

i

Fotocopia de la cedula del representante legal

i

Formato acta entrega del inmueble

i

Carta original  de asignación del subsidio

i

Fotocopia de la cedula del beneficiario del subsidio

i

Autorización del beneficiario al vendedor

i

Certificado de tradición y libertad

i

Escritura pública de compraventa

i

Copia de la resolución de elegibilidad del proyecto -vigente

i

Licencia de construcción y urbanismo

i

Anexo 32 y copia de tarjeta profesional del interventor

i

Certificado de existencia y habilidad del inmueble

i

Copia de memorando de autorización del desembolso

3411

7

g

CORRESPONDENCIA

x

5

3411

7

23

c

CORRESPONDENCIA DE SUBSIDIOS DE VIVIENDA

La serie se elimina una vez cumplido el termino de retención en el archivo Central

i

Correspondencia

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes