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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL | Código: | 2018 | ||||||||||||||||||||
| Fecha: | 01/03/2018 | ||||||||||||||||||||||
| Versión: | 2 | ||||||||||||||||||||||
| Página: | 1 | ||||||||||||||||||||||
| SECCION: | GERENCIA DE SERVICIOS | ||||||||||||||||||||||
| OFICINA PRODUCTORA: | EDUCACIÓN | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO: | 3420 | ||||||||||||||||||||||
| CODIGO | SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES | SOPORTE | Tiempo Retención Años | Nivel de Acceso | Disposición Final | PROCEDIMIENTO | |||||||||||||||||
| CD | S | SB | FIS | ELEC | DIG | AG | AC | AI | R | P | C | CT | S | E | I | ||||||||
| 3420 | 08 | g | ACTAS | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | |||||||||||||||||||
| 3420 | 08 | 03 | c | ACTAS DE GRUPO PRIMARIO | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | |||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 80 | g | BASE DE DATOS | - | X | - | 100 | X | - | - | - | La serie una vez se conserva en forma permanente en el Archivo de gestion en forma electrónica Se deben efectuar Back Up periódicos para garantizar la información | |||||||||||
| 3420 | 80 | 01 | c | BASES DE DATOS DE REGISTROS DE CALIFICACIONES | X | ||||||||||||||||||
| i | Base de datos | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 39 | g | CONTROLES | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 39 | 03 | c | CONTROLES DE ENTREGA DE CERTIFICADOS DE ASISTENCIA | - | X | - | 100 | - | X | X | - | - | - | La serie una vez se conserva en forma permanente en el Archivo de gestion en forma electrónica Se deben efectuar Back Up periódicos para garantizar la información- | ||||||||
| i | Controles | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 14 | g | CONVENIOS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 14 | 02 | c | CONVENIOS INSTITUCIONALES | X | X | 5 | 5 | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo central | ||||||||||||||
| i | Convenio | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 14 | 04 | c | CONVENIOS PROGRAMAS TECNICOS | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Convenios | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro de convenios programas técnicos | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 75 | g | FICHAS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 75 | 06 | c | FICHAS TECNICAS DE LOS CURSOS DE CAPACITACIÓN | - | X | - | 100 | - | X | - | - | X | - | La serie se conserva en forma permanente en formato electrónico actualizado | ||||||||
| i | Fichas técnicas | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 16 | g | HISTORIAS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 16 | 06 | c | HISTORIAS DE CURSOS | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Lista de chequeo del servicio de capacitación | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro de evaluación del curso | ||||||||||||||||||||||
| i | Listado de participantes | ||||||||||||||||||||||
| i | Parcelación del curso | ||||||||||||||||||||||
| i | Seguimiento de inasistencia | ||||||||||||||||||||||
| i | Control de inasistencia | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro de entrega de certificados | ||||||||||||||||||||||
| i | Listados de los cursos | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 56 | g | LISTAS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 56 | 08 | c | LISTAS DE CHEQUEO DEL SERVICIO DE CAPACITACIÓN | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Listas | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 05 | g | INFORMES | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 05 | 01 | c | INFORMES DE GESTION | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Informe de gestión( trimestral) | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 82 | g | MATRICES | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 82 | 01 | c | MATRIZ DE PERFILES DOCENTES DE CURSOS DE CAPACITACIÓN | - | X | - | 100 | - | X | - | - | X | - | La serie se conserven forma permanente en formato electrónico actualizado | ||||||||
| i | Matriz | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 13 | g | PROGRAMACIONES | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 13 | 10 | c | PROGRAMAS TECNICOS LABORALES | X | - | - | 5 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Diseño Curricular | ||||||||||||||||||||||
| i | Resoluciones de aprobación | ||||||||||||||||||||||
| i | Estudios de mercado | ||||||||||||||||||||||
| i | Organización curricular | ||||||||||||||||||||||
| i | Competencias por programas | ||||||||||||||||||||||
| i | Personal docente | ||||||||||||||||||||||
| i | Perfiles de docentes | ||||||||||||||||||||||
| i | Procesos relacionados con estudiantes y | ||||||||||||||||||||||
| i | Egresados | ||||||||||||||||||||||
| i | Organización administrativa | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 52 | g | PROVEEDORES | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 52 | 03 | c | EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES | X | - | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Reevaluación de proveedores | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | g | REGISTROS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 14 | c | REGISTRO DE CUMPLIMIENTO DE SERVICIOS DOCENTES | X | - | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 16 | c | REGISTROS DE SERVICIOS NO CONFORME | X | - | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Registro | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 43 | c | REGISTROS DE CURSOS POR COMPETENCIAS TÉCNICAS LABORALES | X | X | - | 5 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Diseño curricular de los programas técnicos | ||||||||||||||||||||||
| i | Registros de diseños de los programas técnicos | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 64 | i | REGISTROS DE SEGUIMIENTOS A EGRESADOS | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Registros de seguimientos a egresados | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 65 | c | REGISTROS DE EVALUACION A DOCENTES PROGRAMAS TECNICOS | X | 1 | X | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | |||||||||||||
| i | Registros de evaluación | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 26 | 66 | c | REGISTROS DE CONDUCTAS DE ENTRADAS ESTUDIANTES PROGRAMAS TECNICOS | X | 1 | X | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | |||||||||||||
| i | Registros de conductas de entradas | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 87 | g | GUIAS | ||||||||||||||||||||
| 3420 | 87 | 01 | c | GUIAS ACADEMICAS | - | X | - | 1 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Guías | ||||||||||||||||||||||
| 3420 | 7 | g | CORRESPONDENCIA | x | 5 | ||||||||||||||||||
| 3420 | 7 | 26 | c | CORRESPONDENCIA EDUCACION | |||||||||||||||||||
| i | Correspondencia | ||||||||||||||||||||||
| CONVENCIONES | |||||||||||||||||||||||
| CODIGO | SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | SOPORTE | RETENCIÓN EN AÑOS | NIVEL DE ACCESO | DISPOSICION FINAL | ||||||||||||||||||
| D: Dependencia | SERIES: | FIS: Físico | AG: Archivo de Gestión | P: Público | CT: Conservación Total | ||||||||||||||||||
| S: Serie | SUBSERIES: | DIG: Digital | AC: Archivo Central | C: Confidencial | S: Selección E:Eliminación | ||||||||||||||||||
| Sb: Subserie: | Tipos Documentales: | ELEC: Electrónico | R: Reservado | I: Imágenes | |||||||||||||||||||