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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL | Código: | 5-2018 | ||||||||||||||||||||
| Fecha: | 10/05/2018 | ||||||||||||||||||||||
| Versión: | 2 | ||||||||||||||||||||||
| Página: | 1 | ||||||||||||||||||||||
| SECCION: | GERENCIA DE SERVICIOS | ||||||||||||||||||||||
| OFICINA PRODUCTORA: | BIBLIOTECA | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO: | 3422 | ||||||||||||||||||||||
| CÓDIGO | SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES | SOPORTE | Tiempo Retención Años | Nivel de Acceso | Disposición Final | PROCEDIMIENTO | |||||||||||||||||
| CD | S | SB | FIS | ELEC | DIG | AG | AC | AI | R | P | C | CT | S | E | I | ||||||||
| 3422 | 08 | g | ACTAS | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 08 | 03 | c | ACTAS DE GRUPO PRIMARIO | - | X | - | 01 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Actas | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 14 | g | CONVENIOS | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 14 | 02 | c | CONVENIOS DE BIBLIOTECAS VIAJERAS | X | - | - | 01 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Convenios | ||||||||||||||||||||||
| i | Acta de entrega de bibliotecas | ||||||||||||||||||||||
| i | Formato de seguimiento y devoluciones de biblioteca viajeras | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro de instituciones participantes en programa de biblioteca viajeras. | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 14 | 5 | c | CONVENIOS DE EXPOSICIONES DE OBRAS DE ARTE | X | - | - | 01 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Convenio | ||||||||||||||||||||||
| i | Actas de recibo | ||||||||||||||||||||||
| i | Actas de devoluciones | ||||||||||||||||||||||
| i | Lista de chequeo de la exposición y actividades culturales | ||||||||||||||||||||||
| i | Actas de renuncia póliza de seguros | ||||||||||||||||||||||
| i | Comunicaciones | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 75 | g | FICHAS | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 75 | 01 | c | FICHAS TECNICAS DE ACTIVIDADES | - | X | - | 01 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Fichas | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 16 | g | HISTORIAS | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 16 | 06 | c | HISTORIA DE CURSOS | X | - | - | 01 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Lista de chequeo | ||||||||||||||||||||||
| i | Listado de asistencia | ||||||||||||||||||||||
| i | Registro de parcelación talleres | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 05 | g | INFORMES | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 05 | 40 | c | INFORMES DE INVENTARIOS | - | X | - | 2 | - | X | - | - | X | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Informe | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 05 | 01 | c | INFORMES DE GESTIÓN | - | X | - | 2 | - | X | - | - | X | - | |||||||||
| i | Informe de indicadores | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 52 | g | PROVEEDORES | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 52 | 01 | c | REGISTROS DE REEVALUACION DE PROVEEDORES | X | - | - | 1 | - | X | - | - | X | - | La serie se encuentra en el archivo de gestión mientras este activo el proveedor; se elimina la cumplido el término de retención en el archivo de gestión | ||||||||
| i | Reevaluación de docentes talleres | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 26 | g | REGISTROS | ||||||||||||||||||||
| 3422 | 26 | 16 | c | REGISTROS DE SERVICIOS NO CONFORMES | - | X | - | 1 | - | X | - | - | - | - | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||
| i | Registros | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 26 | 15 | c | REGISTRO DE CURSOS | |||||||||||||||||||
| i | Registros | ||||||||||||||||||||||
| 3422 | 26 | 17 | c | REGISTROS DE SEGUIMIENTO A DEVOLUCIONES DE LIBROS VENCIDOS | X | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | |||||||||||||||||
| i | Registros | - | X | 1 | - | - | - | - | - | ||||||||||||||
| 3422 | 07 | g | CORRESPONDENCIA | x | 5 | X | |||||||||||||||||
| 3422 | 07 | 26 | c | CORRESPONDENCIA BIBLIOTECA | Se elimina la serie una vez cumplido el termino de retención en el archivo de gestión previo Back Up | ||||||||||||||||||
| i | Correspondencia | ||||||||||||||||||||||
| CONVENCIONES | |||||||||||||||||||||||
| CODIGO | SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES | SOPORTE | RETENCIÓN EN AÑOS | NIVEL DE ACCESO | DISPOSICION FINAL | ||||||||||||||||||
| D: Dependencia | SERIES: | FIS: Físico | AG: Archivo de Gestión | P: Público | CT: Conservación Total | ||||||||||||||||||
| S: Serie | SUBSERIES: | DIG: Digital | AC: Archivo Central | C: Confidencial | S: Selección E:Eliminación | ||||||||||||||||||
| Sb: Subserie: | Tipos Documentales: | ELEC: Electrónico | R: Reservado | I: Imágenes | |||||||||||||||||||