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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL |
Código: |
8-2018 |
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Fecha: |
22/06/2018 |
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Versión: |
2 |
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Página: |
1 |
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SECCION: |
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GERENCIA DE SERVICIOS |
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OFICINA PRODUCTORA: |
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SERVICIOS FINACIEROS - CRÉDITOS |
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CÓDIGO: |
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3450 |
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CÓDIGO |
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SERIES
Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES |
SOPORTE |
Tiempo
Retención Años |
Nivel
de Acceso |
Disposición
Final |
PROCEDIMIENTO |
|
CD |
S |
SB |
FIS |
ELEC |
DIG |
AG |
AC |
AI |
R |
P |
C |
CT |
S |
E |
I |
|
3450 |
08 |
|
g |
ACTAS |
|
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3450 |
08 |
03 |
c |
ACTAS DE GRUPOS
PRIMARIOS |
- |
X |
- |
100 |
|
- |
|
|
X |
X |
- |
- |
- |
La
serie se conserva en forma permanente realizándole back up periódicamente |
|
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i |
Actas |
|
|
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3450 |
08 |
33 |
c |
ACTAS DE EXCEPCIONES
AL PROCEDIMIENTO |
X |
- |
- |
100 |
|
- |
|
|
X |
X |
- |
|
- |
La
serie se conserva en forma permanente en soporte electrónico por contener información de carácter
probatorio para la institución |
|
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|
i |
Actas |
|
|
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3450 |
62 |
|
g |
CREDITOS |
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3450 |
62 |
02 |
c |
CREDITOS POR
LIBRANZAS |
X |
X |
X |
1 |
2 |
|
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central. Las libranzas y las órdenes
de servicios se archivan en AZ y trimestralmente se empastan |
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|
i |
Solicitud de
crédito |
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i |
Copia de cedula de
deudor |
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i |
Copia de cedula del
codeudor |
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i |
Volante de pago del
deudor |
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|
i |
Volante de pago del
codeudor |
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i |
Orden de pago de
matricula |
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i |
Cotización |
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i |
Comunicado para
descuento de subsidio |
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i |
Autorización de
descuento por subsidio |
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i |
Registro de firmas
sistema de libranza |
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i |
Reporte de consulta
de centrales de riesgo |
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i |
Libranza |
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i |
Ordenes de servicios |
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i |
Comprobante de
cheque |
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|
i |
Carta de
instrucciones – Pagaré |
|
|
|
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3450 |
47 |
|
g |
COMPROBANTES |
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
3450 |
47 |
11 |
c |
COMPROBANTES
DE EGRESOS DE LOS CHEQUES DE CREDITO EXPRESS |
X |
- |
- |
3 |
|
17 |
|
|
X |
- |
- |
X |
X |
Se
digitaliza y cumplido el tiempo de retención en el archivo central se elimina
el soporte papel |
|
|
|
|
i |
Comprobante de egresos |
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
|
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|
3450 |
14 |
|
g |
CONVENIOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
14 |
05 |
c |
CONVENIOS
CON EMPRESAS DEL SISTEMA DE CREDITO POR LIBRANZA |
X |
- |
- |
5 |
|
95 |
|
|
X |
X |
- |
- |
- |
La
serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter
probatorio para la institución. El registro de firmas se lleva
electrónicamente |
|
|
|
|
i |
Solicitud
de apertura del convenio del crédito
( se custodia en el archivo central en la carpeta de correspondencia
recibida) |
|
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|
i |
Cámara
de comercio |
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|
i |
Convenios
con empresas del sistema de créditos por libranzas firmado y autenticado |
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|
i |
Pagare
autenticado |
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|
i |
Registro
de firmas sistema por libranza (La custodia el asesor y la ordena
alfanuméricamente ) |
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|
i |
Autorización
consulta de centrales de riesgo ( se archiva en el folder de convenio) |
|
|
|
|
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|
|
|
|
|
|
|
|
Reporte
CIFIN ( se archiva en el folder de convenio) |
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
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|
3450 |
07 |
|
g |
CORRESPONDENCIA |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
07 |
30 |
c |
CORRESPONDENCIA
ASEGURADORA |
X |
- |
- |
5 |
|
- |
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión |
|
|
|
|
i |
Comunicados del
envío de la póliza |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
07 |
29 |
c |
CORRESPONDENCIA DE COMPRA DE CARTERA |
X |
- |
- |
2 |
2 |
|
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo central |
|
|
|
|
i |
Comunicado |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
07 |
31 |
c |
CORRESPONDENCIA
SERVICIOS FINANCIEROS |
X |
- |
- |
5 |
|
- |
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
|
|
|
|
|
i |
Correspondencia |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
05 |
|
g |
INFORMES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
05 |
01 |
c |
INFORME DE GESTION |
- |
X |
- |
5 |
|
95 |
|
|
X |
X |
- |
- |
- |
La
serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter
probatorio para la institución |
|
|
|
|
i |
Informe |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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3450 |
38 |
|
g |
INVENTARIOS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
38 |
02 |
c |
INVENTARIO DE CHEQUES Y ÓRDENES DEL SERVICIO DE
CRÉDITOS. |
X |
- |
- |
1 |
|
- |
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión |
|
|
|
|
i |
Inventario y
ordenes( diario) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
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|
3450 |
52 |
|
g |
PROVEEDORES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
52 |
01 |
c |
REGISTRO DE
REEVALUACION DE PROVEEDORES |
- |
X |
- |
100 |
|
- |
|
|
X |
X |
- |
- |
- |
La
serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico |
|
|
|
|
i |
Revaluación de
proveedores |
|
|
|
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|
|
i |
Seguimiento a
proveedores |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
26 |
|
g |
REGISTROS |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
26 |
16 |
c |
REGISTRO DE
SERVICIOS NO CONFORMES |
- |
X |
- |
100 |
|
- |
|
|
X |
X |
- |
- |
- |
La
serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico |
|
|
|
|
i |
Registro |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
12 |
|
g |
REPORTES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
La
serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico |
|
3450 |
12 |
08 |
c |
REPORTES DE CREDITO HIPOTECARIOS-CONCLUIDOS |
X |
X |
- |
5 |
|
- |
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina terminado el tiempo de retención en el archivo de gestión |
|
|
|
|
i |
Reporte (mensual) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
20 |
|
g |
SOLICITUDES |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
20 |
10 |
c |
SOLICITUDES DE
GARANTIAS |
|
|
|
|
|
|
|
|
X |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
i |
Informe de recaudo
extra |
X |
- |
X |
1 |
|
5 |
|
|
|
X |
- |
X |
X |
Cumplido
el tiempo de retención en el archivo central el soporte físico se elimina. Se
digitaliza y se conserva en forma permanente. |
|
|
|
|
i |
Carta de solicitud
de garantía |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3450 |
20 |
08 |
c |
SOLICITUDES DE
CRÉDITOS NO APROBADAS |
X |
- |
- |
1 |
|
- |
|
|
X |
- |
- |
X |
- |
La
serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión |
|
|
|
|
i |
Solicitud de crédito |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CONVENCIONES |
|
CODIGO |
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS
DOCUMENTALES |
SOPORTE |
|
RETENCIÓN
EN AÑOS |
NIVEL
DE ACCESO |
DISPOSICION
FINAL |
|
D:
Dependencia |
SERIES: |
FIS:
Físico |
|
AG:
Archivo de Gestión |
P:
Público |
CT:
Conservación Total |
|
S: Serie |
SUBSERIES: |
DIG:
Digital |
|
AC:
Archivo Central |
C:
Confidencial |
S:
Selección E:Eliminación |
|
Sb:
Subserie: |
Tipos Documentales: |
ELEC:
Electrónico |
|
|
R:
Reservado |
I: Imágenes |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|