TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Código:

8-2018

Fecha:

22/06/2018

Versión:

2

Página:

1

SECCION:

GERENCIA DE SERVICIOS

OFICINA PRODUCTORA:

SERVICIOS FINACIEROS - CRÉDITOS

CÓDIGO:

3450

CÓDIGO

SERIES Y TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

SOPORTE

Tiempo Retención Años

Nivel de Acceso

Disposición Final

PROCEDIMIENTO

CD

S

SB

FIS

ELEC

DIG

AG

AC

AI

R

P

C

CT

S

E

I

3450

08

g

ACTAS

3450

08

03

c

ACTAS DE GRUPOS PRIMARIOS

-

X

-

100

-

X

X

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente realizándole back up periódicamente

i

Actas

3450

08

33

c

ACTAS DE EXCEPCIONES AL PROCEDIMIENTO

X

-

-

100

-

X

X

-

-

La serie se conserva en forma permanente en soporte electrónico  por contener información de carácter probatorio para la institución

i

Actas

3450

62

g

CREDITOS

3450

62

02

c

CREDITOS POR LIBRANZAS

X

X

X

1

2

X

-

-

X

-

La serie se elimina una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central. Las libranzas  y las órdenes de servicios se archivan en AZ y trimestralmente se empastan

i

Solicitud de crédito

i

Copia de cedula de deudor

i

Copia de cedula del codeudor

i

Volante de pago del deudor

i

Volante de pago del codeudor

i

Orden de pago de matricula

i

Cotización

i

Comunicado para descuento de subsidio

i

Autorización de descuento por subsidio

i

Registro de firmas sistema de libranza

i

Reporte de consulta de centrales de riesgo

i

Libranza

i

Ordenes de servicios

i

Comprobante de cheque

i

Carta de instrucciones – Pagaré

3450

47

g

COMPROBANTES

3450

47

11

c

COMPROBANTES DE EGRESOS DE LOS CHEQUES DE CREDITO EXPRESS

X

-

-

3

17

X

-

-

X

X

Se digitaliza y cumplido el tiempo de retención en el archivo central se elimina el soporte papel

i

Comprobante  de egresos

3450

14

g

CONVENIOS

3450

14

05

c

CONVENIOS CON EMPRESAS DEL SISTEMA DE CREDITO POR LIBRANZA

X

-

-

5

95

X

X

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter probatorio para la institución. El registro de firmas se lleva electrónicamente

i

Solicitud de apertura del convenio del crédito      ( se custodia en el archivo central en la carpeta de correspondencia recibida)

i

Cámara de comercio

i

Convenios con empresas del sistema de créditos por libranzas firmado y autenticado

i

Pagare autenticado

i

Registro de firmas sistema por libranza (La custodia el asesor y la ordena alfanuméricamente )

i

Autorización consulta de centrales de riesgo ( se archiva en el folder de convenio)

Reporte CIFIN ( se archiva en el folder de convenio)

3450

07

g

CORRESPONDENCIA

3450

07

29

c

CORRESPONDENCIA SERVICIOS FINANCIEROS

X

-

-

5

-

X

-

-

X

-

i

Correspondencia

3450

05

g

INFORMES

3450

05

01

c

INFORME DE GESTION

-

X

-

5

95

X

X

-

-

-

La serie se conserva en forma permanente por contener información de carácter probatorio para la institución

i

Informe

3450

38

g

INVENTARIOS

3450

38

02

c

INVENTARIO  DE CHEQUES Y ÓRDENES DEL SERVICIO DE CRÉDITOS.

X

-

-

1

-

X

-

-

X

-

La serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión

i

Inventario y ordenes( diario)

3450

52

g

PROVEEDORES

3450

52

01

c

REGISTRO DE REEVALUACION DE PROVEEDORES

-

X

-

100

-

X

X

-

-

-

La serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico

i

Revaluación de proveedores

i

Seguimiento a proveedores

3450

26

g

REGISTROS

3450

26

16

c

REGISTRO DE SERVICIOS NO CONFORMES

-

X

-

100

-

X

X

-

-

-

La serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico

i

Registro

3450

12

g

REPORTES

La serie se mantiene e forma permanente en soporte electrónico

3450

12

08

c

REPORTES  DE CREDITO HIPOTECARIOS-CONCLUIDOS

X

X

-

5

-

X

-

-

X

-

La serie se elimina terminado el tiempo de retención en el archivo  de gestión

i

Reporte (mensual)

3450

20

g

SOLICITUDES

3450

20

10

c

SOLICITUDES DE GARANTIAS

X

i

Informe de recaudo extra

X

-

X

1

5

X

-

X

X

Cumplido el tiempo de retención en el archivo central el soporte físico se elimina. Se digitaliza y se conserva en forma permanente.

i

Carta de solicitud de garantía

3450

20

08

c

SOLICITUDES DE CRÉDITOS NO APROBADAS

X

-

-

1

-

X

-

-

X

-

La serie se elimina cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión

i

Solicitud de crédito

CONVENCIONES

CODIGO

SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

SOPORTE

RETENCIÓN EN AÑOS

NIVEL DE ACCESO

DISPOSICION FINAL

D: Dependencia

SERIES:

FIS: Físico

AG: Archivo de Gestión

P: Público

CT: Conservación Total

S:  Serie

SUBSERIES:

DIG: Digital

AC: Archivo Central

C: Confidencial

S: Selección   E:Eliminación

Sb: Subserie:

Tipos Documentales:

ELEC: Electrónico

R: Reservado

I: Imágenes